Timeanchor 2.2.2 www.timeanchor.com

Timeanchor Hilfe

Inhalt

1 Allgemein

2 Aufwände und Spesen

3 Projekte, Aktivitäten und Mitarbeiter

4 Budgetierung (Ist-/Sollvergleich)

5 Kostenberechnungen

6 Listen & Berichte

7 Einstellungen & Administration

8 Schnittstellen


1.1 Timeanchor Kurzeinführung

Starten und Anmelden

Nach der Installation von Timeanchor gelangen Sie über die URL

http://<Installations-Server>/timeanchor-app
auf die Homepage Ihrer installierten Timeanchor Version. (<Installations-Server> steht dabei für den Namen des Servers auf dem Sie Timeanchor installiert haben.)

Damit diese URL funktioniert, müssen alle Serverkomponenten von Timeanchor gestartet sein. Dies ist standardmässig nach der Installation, oder nach einem Neustart des Timeanchor Servers, der Fall.

Bevor die Timeanchor Homepage erscheint, werden Sie aufgefordert Ihre Benutzer-ID und Ihr Passwort einzugeben. Bei der Installation von Timeanchor werden ein Administrator-Profil drei Demo-Benutzerprofile angelegt. Das erste anmelden muss mit dem Administrator-Profil erfolgen, um den Timeanchor Lizenzschlüssel zu erfassen und die Basiswährung zu setzen.

Vordefinierte Benutzerprofile

Administrator
Benutzer-ID:  admin
Paßwort:  changeit
Rolle:  Administrator
Beschreibung:  Dies ist Ihr Timeanchor Administrationsprofil. Mit diesem Profil legen Sie in Timeanchor neue Benutzer an und weisen diesen Benutzern eine Benutzer-ID zu.
Demo Profil 1
Benutzer-ID:  demo1
Paßwort:  changeit
Rolle:  Manager
Beschreibung:  Dies ist das Profil von "Karl Geschäftsführer". Er kann praktisch alles was der Administrator kann, ausser einem Benutzer eine Benutzer-ID zuweisen bzw. dem Benutzer das Anmelden in die Anwendung ermöglichen.
Demo Profil 2
Benutzer-ID:  demo2
Paßwort:  changeit
Rolle:  Projektmanager
Beschreibung:  Dies ist das Profil von "Andrea Projektmanagerin". Sie kann das ihr zugeordnete Demoprojekt "Testprojekt" verwalten.
Demo Profil 3
Benutzer-ID:  demo3
Paßwort:  changeit
Rolle:  Projektmitarbeiter
Beschreibung:  Dies ist das Profil von "Hans Projektmitarbeiter". Er ist ein Anwendungsbenutzer ohne spezielle administrative Rechte. Er kann aber Arbeitszeiten und Spesen auf die ihm zugeordneten Projekte buchen.
Wichtig: Passwörter in Timeanchor sind groß-/kleinschreibungsabhängig. Alle oben aufgeführten Passwörter müssen somit mit Kleinbuchstaben eingetippt werden.

Vordefinierte Projekte und Aktivitäten

Bei der Installation von Timeanchor werden auch zwei Demoprojekte angelegt. Die Namen dieser Projekte lauten "Testprojekt" und "Nicht verrechenbar". Es werden bei der Installation ausserdem verschiedene Demoaktivitäten angelegt und mit den zwei Projekten verknüpft. Dies ermöglicht es Ihnen sofort mit Timeanchor zu arbeiten, Buchungen vorzunehmen und Journale zu generieren.

Selbstverständlich können Sie die vordefinierten Demoprofile, Projekte und Aktivitäten bearbeiten oder löschen und Ihre eigenen Projekte und Aktivitäten definieren und verwalten.

1.2 Personen, Rollen und Rechte

Jeder Timeanchor Benutzer der über einen Timeanchor Benutzernamen und Passwort verfügt ist einer der folgenden Rollen zugewiesen:

Timeanchor Benutzerrollen
Administrator
Manager
Projektmanager
Projektmitarbeiter

Tabelle 1.2.1: Timeanchor Benutzerrollen

Anhand der zugewiesenen Benutzerrolle entscheidet Timeanchor, ob eine bestimmte Funktion zur Verfügung steht, bzw. aufgerufen werden kann oder nicht. Die folgende Tabelle beschreibt die verschiedenen Funktionen:

Funktionsgruppen Beschreibung
Timeanchor Administration
 Lizenzschlüsselverwaltung.
Server-Cache löschen.
Bestehende Session für einen beliebigen Benutzer beenden.
Allgemeine Zugriffsfunktion Timeanchor starten.
Sich anmelden.
Zeiterfassung
 Timesheet oder Aufwandsansicht öffnen.
Aufwände auf zugewiesene Aktivitäten buchen.
Persönliche Aufwandsbuchungen bearbeiten.
Spesenerfassung
 Timesheet oder Spesenansicht öffnen.
Spesen auf zugewiesene Projekte buchen.
Persönliche Spesenbuchungen bearbeiten.
Fremderfassung
Aufwände und Spesen für einen beliebigen Mitarbeiter erfassen.
Erfasste Aufwände und Spesen auf einen beliebigen Mitarbeiter umbuchen.
Personenverwaltung
 Neue Personen erfassen.
Erfasste Personen bearbeiten.
Benutzerverwaltung
 Eine erfasste Person als Timeanchor Benutzer aktivieren/deaktivieren.
Benutzer-ID Verwaltung.
Passwort für einen beliebigen Benutzer zurücksetzen.
Mitarbeiterverwaltung
 Mitarbeiterdaten bearbeiten.
Mitarbeiter Arbeitszeitvorgaben bearbeiten.
Mitarbeiter Urlaubsguthaben bearbeiten.
Mitarbeiter Kostensätze bearbeiten.
Arbeitszeitadministration
 Feiertage definieren.
Globale Arbeitszeitvorgaben bearbeiten.
Globale Urlaubsguthabenvorgabe bearbeiten.
Finanzadministration
 Währungen und Kurse bearbeiten.
Mehrwertsteuersätze bearbeiten.
Gebuchte Aufwände auf verrechnet setzen.
Gebuchte Spesen auf verrechnet setzen.
Gebuchte Spesen auf rückvergütet setzen.
Projektdefinition
 Projekte erfassen.
Projektleiter zuordnen.
Projektmanagement
 Projektstammdaten bearbeiten.
Zuordnung von Mitarbeitern.
Zuordnung von Aktivitäten.
Projektkalkulationsdaten bearbeiten.
Projektaktivitätsadminisration
 Projektaktivitäten erfassen.
Projektaktivitäten bearbeiten.
Externe Kostensätze bearbeiten.
Globale Aktivitätsadministration
 Globale Aktivitäten erfassen.
Globale Aktivitäten bearbeiten.
Externe Kostensätze bearbeiten.
Projekt-Budgetierung
Verwalten von Sollvorgaben für die Aktivitäten eines Projektes.
Schätzen des Fertigstellungsgrades von Projektaktivitäten.
Erstellen eines Budgetberichts für ein Projekt (Ist/Soll/Prognose).
Persönliches Reporting
 Persönliche Monatsjournale erstellen.
Persönliche Aktivitätsberichte erstellen.
Persönlichen Spesenbericht erstellen.
Persönlichen Gleitzeit- und Urlaubssaldobericht erstellen.
Ansichten mit allgemeinen Daten einsehen und drucken.
Ansichten mit persönlichen Aufwandsbuchungen einsehen und drucken.
Ansichten mit persönlichen Spesenbuchungen einsehen und drucken.
Projektreporting
 Projektbezogene Monatsjournale erstellen.
Projektbezogene Aktivitätsberichte erstellen.
Projektbezogene Spesenberichte erstellen.
Ansichten mit projektspezifischen Aufwandsbuchungen einsehen und drucken.
Ansichten mit projektspezifischen Spesenbuchungen einsehen und drucken.
Projektkostenreporting
 Persönliche und Projektbezogene Kostenberichte erstellen.
Managementreporting
 Projekt- und Benutzerübergreifende Monatsjournale erstellen.
Projekt- und Benutzerübergreifende Aktivitätsberichte erstellen.
Projekt- und Benutzerübergreifende Kostenberichte erstellen.
Projekt- und Benutzerübergreifende Spesenberichte erstellen.
Ansichten mit beliebigen Aufwandsbuchungen einsehen und drucken.
Ansichten mit beliebigen Spesenbuchungen einsehen und drucken.
Anwendungskonfiguration
 Anwendungskonfiguration für die Gleitzeit- und Urlaubssaldoberechnung.
Codelisten bearbeiten.

Tabelle 1.2.2: Timeanchor Funktionsgruppen.

Die folgende Tabelle zeigt schliesslich die Zuordnung der anfangs erwähnten Rollen zu den Funktionsgruppen.

Funktionen/RollenzuordnungAdministrator
 Manager
 Projektmanager
 Projektmitarbeiter
Timeanchor Administration
 x


Allgemeine Zugriffsfunktion
x
 x
 x
 x
Zeiterfassung
x
 x
 x
 x
Spesenerfassung
x
 x
 x
 x
Fremderfassung
x
x


Personenverwaltung
x
 x

Benutzerverwaltung
x


Mitarbeiterverwaltung
x
 x

Arbeitszeitadministration
x
 x

Finanzadministration
x
 x

Projektdefinition
x
 x

Projektmanagement
x
 x
 x
Projektaktivitätsadminisration
x
 x
 x
Globale Aktivitätsadministration
x
 x

Projekt-Budgetierung
x
x
x
(x)
Persönliches Reporting
x
 x
 x
 x
Projektkostenreporting
 x
 x
 x
Projektreporting
x
 x
 x
Managementreporting
x
 x

Anwendungskonfiguration
x
 x


Tabelle 1.2.3: Zuordnung von Funktionsgruppen auf Benutzerrollen.

(x) - lässt sich projektspezifisch freischalten.


2.1 Das Timesheet


Aufruf und Navigation

Das Timesheet wird über das Ansicht-Menü aufgerufen. Es stehen dort drei Befehle zur Verfügung. Das Timesheet lässt sich entweder für den aktuellen Monat, für den Vormonat oder für einen frei wählbaren Monat öffnen.

Das Symbol zum Aufruf des Timesheets für den aktuellen Monat findet sich auch in der Haupt-Symbolleiste von Timeanchor unterhalb des Menübalkens.

Bei geöffnetem Timesheet-Fenster können Sie durch Klicken auf die zwei Pfeile in der Symbolleiste jeweils um einen Monat vor- oder zurückspringen.

Das Timesheet zeigt eine Monatsansicht der vorgenommenen Buchungen auf Projektaktivitäten. Grün hinterlegte Zeilen im Timesheet zeigen die dem Projektmitarbeiter zugeordneten Projekte. Durch Klicken auf das links neben dem Projektnamen liegenden Symbol lässt sich ein Projekt aufklappen, um alle dem Projektmitarbeiter zugewiesenen Projektaktivitäten anzuzeigen. Projektaktivitäten sind im Timesheet mit einem roten Zahnradsymbol markiert und mit einem gelben Hintergrund versehen.

Die folgende Abbildung zeigt das geöffnete Timesheet für Projektmitarbeiter "Hans Projektmitarbeiter" und den Monat September 2003.



Abbildung 2.1.1: Ein geöffnetes Timesheet

Öffnen und Schliessen von Projektordnern

Beim ersten Öffnen erscheinen alle dem Mitarbeiter zugeordneten Projekte in geschlossenem Zustand.



Abbildung 2.1.2: Ein geöffnetes Timesheet mit allen Projekten in geschlossenem Zustand.

Durch Klicken auf das Riegelsymbol ( ) kann ein Projekt geöffnet werden um dessen Projektaktivitäten sichtbar zu machen (vergleiche Abbildung 2.1.3). In einem geöffneten Projekt erscheinen allerdings nur die Projektaktivitäten, welche dem betreffenden Mitarbeiter zugewiesen wurden und deren Zuweisungszeitraum mit dem Zeitraum des gewählten Monats im Timesheet überlappt.



Abbildung 2.1.3: Ein geöffnetes Timesheet. Das Projekt "Nicht verrechenbar" ist geöffnet.

Hinweis: Projekte mit dem Projekt-Typ "Nicht verrechenbar" werden im Timesheet in kursiver Schrift dargestellt. Dies ist in obiger Abbildung der Fall (das Projekt wurde hier auch gleich "Nicht verrechenbar" benannt.

Summen und Totale

Nach jeder erfolgten Eingabe werden die angezeigten Summen und Totale aktualisiert. Das Aktualisieren des Bildschirms (speziell das Übermitteln der entsprechenden Daten vom Server auf Ihren PC) benötigt etwas zusätzliche Zeit. Durch Klicken auf das Summensymbol in der Symbolleiste lässt sich das automatische Aktualisieren aus- bzw. einschalten. Ist es ausgeschaltet, verkürzen sich die Wartezeiten bei der Eingabe mehrerer Buchungen im Timesheet.

Wichtig: Buchungen auf die eventuell konfigurierten Aktivitäten
werden zu den Tagestotalen bzw. dem Monatstotal nicht addiert. Siehe auch Grundeinstellungen (Urlaubs- & Gleitzeitberechnung).



2.1.1 Aufwände erfassen

Aufwandsbuchungen erfassen

Aufwände und Arbeitszeiten lassen sich im Timesheet auf verschiedene Arten buchen. Sehr einfach geht es, wenn Sie mit der Maus die gewünschte Zelle anklicken und direkt die zu buchende Zeit mit der Tastatur eingeben. Die Eingabe wird mit der Eingabetaste, der Tabstopp-Taste oder einer der Pfeiltasten abgeschlossen.

Eine beliebige Zelle lässt sich durch drücken der F2-Taste bearbeiten. Die Bearbeitung wird durch die Eingabetaste, die Tabstopp-Taste, die Pfeil-nach-oben-Taste oder die Pfeil-nach-unten-Taste abgeschlossen.

Arbeitszeiteingaben können in verschiedenen Formaten eingetippt werden. Es werden die Eingaben im Dezimalformat, sowie im Stunden-/Minutenformat unterstützt. Die folgende Tabelle gibt einige Beispiele. Das durch Timeanchor als Dezimaltrennzeichen interpretierte Zeichen ist dabei abhängig von der gewählten Sprach bzw. Ländereinstellung. Die folgende Tabelle ist für die Einstellung "Deutsch (Schweiz)" gültig. Bei Einstellung Deutsch (Deutschland) ist der Dezimalpunkt durch das Komma zu ersetzen. Als Stunden:Minuten Trennzeichen kann dann entweder der Punkt oder der Doppelpunkt verwendet werden.

Benutzereingabe Interpretation durch Timeanchor
1 1 Stunde (1:00h)
0.25 oder .25 Eine Viertelstunde (0:15h)
1.5 1 Stunde 30 Minuten (1:30h)
0:30 oder :30 Eine halbe Stunde (0:30h)

Tabelle 2.1.4: Mögliche Zeiteingaben. Zeitausgaben erfolgen grundsätzlich im Format Stunden:Minuten. Das als Dezimaltrennzeichen verwendete Zeichen ist abhängig von der gewählten Timeanchor Spracheinstellung.

Löschen von Aufwandsbuchungen

Buchungen können mit der Löschtaste (Die Backspace-Taste "<--", oberhalb der Eingabetaste auf der Tastatur) gelöscht werden. Selektieren Sie dazu die zu löschende Zelle und löschen Sie die erfasste Buchung durch wiederholtes Tippen der Löschtaste. Sobald alle Ziffern gelöscht sind, kann mit Hilfe der Eingabetaste die Löschung abgeschlossen werden.

Mehrfachbuchungen und erweiterte Buchungen

Timeanchor erlaubt es, am gleichen Tag mehrere Aufwände auf eine Aktivität zu buchen. Diese Mehrfacheingaben können aber nicht direkt in einer Timesheet-Zelle vorgenommen werden. Es muss dazu das Aufwand-Dialogfenster geöffnet werden. Dies erfolgt durch Drücken der Eingabetaste auf der gewünschten Zelle im Timesheet, oder durch Klicken der rechten Maustaste auf der gewünschten Zelle und anschliessendem Wählen des Befehls "Aufwände".

(Beachten Sie, dass eine eventuell vorgenommene Eingabe im Timesheet abgeschlossen sein muss. Ist die aktuelle Eingabe noch nicht abgeschlossen, schliesst ein erstes Drücken der Eingabetaste die Eingabe ab und erst das erneute Drücken der Eingabetaste öffnet das Aufwand-Dialogfenster.)



Abbildung 2.1.5: Buchungs-Details eingeben

Im Aufwand-Dialogfenster lassen sich mehrere Buchungen erfassen (die zwei Symbole  und  dienen dabei zum Anlegen bzw. Löschen einzelner Buchungen). Es lassen sich aber auch zu einer bestimmten Buchung Zusatzinformationen wie Von- bzw. Bis-Zeit eingeben, oder eine Kurzbeschreibung erfassen. Die Länge der Kurzbeschreibung darf dabei 254 Zeichen nicht überschreiten.



2.1.2 Spesen erfassen

Spesenbuchungen erfassen

Spesen lassen sich im Timesheet auf verschiedene Arten erfassen. Sehr einfach geht es, wenn Sie wie in Abbildung 1, für einen Tag und ein Projekt eine Zelle selektieren und die Eingabetaste drücken:



Abbildung 2.1.6: Die Zelle für "Mo 1" und "Testprojekt" ist selektiert. Das Drücken der Eingabetaste öffnet nun das Spesen-Dialogfenster.

Eine andere Variante ist, wenn Sie mit der rechten Maustaste, für einen bestimmten Tag und für eine beliebige, zum gewünschten Projekt gehörenden Zelle, das Kontextmenü öffnen, und darin den Befehl "Spesen" wählen.



Abbildung 2.1.7: Das Öffnen des Spesen-Dialogfensters über das Kontextmenü. Die rechte Maustaste wurde dazu im Kreuzpunkt eines Tages und eines Projektes (oder einer Projektaktivität) geklickt.

In beiden Fällen erscheint das Spesen-Dialogfenster, in dem Spesen bearbeitet und gelöscht, sowie neue Spesenbuchungen erfasst werden können.

Das Spesen-Dialogfenster

Zum Erfassen, Bearbeiten und Löschen von Spesenbuchungen steht das folgende Dialogfenster zur Verfügung.



Abbildung 2.1.8: Erfassen, Löschen und Bearbeiten von Spesenbuchungen.

Die Bedeutung der Einzelnen Felder ist wie folgt:
 Die Felder Kurs und Satz sind vor irrtümlichem Überschreiben geschützt. Am Beispiel der Währung wird dies kurz erläutert: Beim Erfassen einer neuen Spesenbuchung wird durch die Wahl der Währung automatisch das "Kurs" Feld mit dem vorgegebenen Umrechnungskurs für die Währung gefüllt. Nimmt man nun aber eine eigene Kurseingabe vor, so ist dieser Wert vor dem Überschreiben durch die Neuwahl eines Kurses (oder durch wiederholtes Wählen des bestehenden Kurses) geschützt. Es folgt ein Beispiel:

Erfassen Sie eine neue Buchung für 10 Euro. Wie Sie feststellen werden, wird bei der Wahl der Währung das Kurs Feld automatisch mit der Kursvorgabe gefüllt (z.B. 1.5481). Ändern Sie nun den Kurs auf einen von der Vorgabe abweichenden Wert (z.B. 1.5) und schließen Sie das Fenster mittels Klicken auf "OK" (oder Alt-W).

Öffnen Sie nun das Spesen-Dialogfenster für diese Buchung erneut und wählen Sie EUR (oder eine andere Währung) aus der Währungsliste. Der Kurs von 1.5 wird dabei mit der Kursvorgabe überschrieben. Wenn Sie nun versuchen das Fenster zu schließen, wird mit folgender Meldung auf diesen Umstand hingewiesen.



Abbildung 2.1.9: Bestätigen der Neuwahl eines Wechselkurses.

Beim Überschreiben eines speziell eingegebenen Mehrwertsteuersatzes verhält sich Timeanchor in analoger Weise.

Spesenbuchungen bearbeiten oder löschen

Vorhandene Spesenbuchungen werden im Timesheet durch unterschiedliches Einfärben der Zelle im Kreuzpunkt des Projekts mit dem Spesendatum gekennzeichnet. Die folgende Abbildung zeigt das Projekt "Testprojekt" für den Monat September 2002. Anhand der grün markierten Zelle ist ersichtlich, dass am 1. September auf das Projekt eine oder mehrere Spesenbuchungen vorgenommen wurden.
 



Abbildung 2.1.10: Vorhandene Spesenbuchungen werden in der Projektzeile grün markiert.

Um diese Buchungen zu bearbeiten, selektieren Sie die grüne Zelle im Timesheet und drücken Sie auf die Eingabetaste. Das darauf erscheinende Spesen-Dialogfenster erlaubt es Ihnen, die vorhandenen Spesenbuchungen zu bearbeiten oder mittels der Schaltfläche zu löschen (Tastaturabkürzung Alt-L). Neue Spesenbuchungen können durch Klicken auf erfasst werden (Tastaturabkürzung Alt-N).



2.2 Die Aufwandsansicht

Übersicht

Die Aufwandsansicht zeigt alle gebuchten Aufwände in einer Tabelle. Die Tabellenspalten sind aufsteigend oder absteigend sortierbar. Sortiert wird durch Klicken auf die gewünschte Spaltenüberschrift. Zum Einschränken der gezeigten Einträge steht das "Suchen/einschränken" Dialogfenster zu Verfügung (siehe weiter unten).




Abbildung 2.2.1: Eine typische Aufwandsansicht, aufsteigend nach Aktivität sortiert.

Funktionen


 Einen neuen Aufwand erfassen. Siehe unter "Aufwände erfassen und bearbeiten".

Den selektierten Aufwand bearbeiten. Siehe unter "Aufwände erfassen und bearbeiten".

Den selektierten Aufwand löschen.

Einen oder mehrere selektierte Aufwände als verrechnet markieren. Diese Funktion kann nur durch eine Person mit Benutzerprofil "Administrator" oder "Manager" aufgerufen werden. Verrechnete Aktivitäten besitzen in der Spalte "Verr." den Vermerk "Ja" und können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.

Einen oder mehrere selektierte, verrechnete Aufwände auf "nicht verrechnet" zurücksetzen. Diese Funktion kann nur durch eine Person mit Benutzerprofil "Administrator" oder "Manager" aufgerufen werden. Nicht verrechnete Aktivitäten werden in der Tabelle nicht speziell markiert.

Die Auswahl der in der Tabelle gezeigten Aufwände nach bestimmten Kriterien einschränken. Siehe unter "Aufwände suchen/einschränken", weiter unten.

Die gezeigten Daten auffrischen (zum Beispiel falls durch ein anderer Benutzer eine Bearbeitung vorgenommen wurde).

Die Tabelle in einem druckbaren Format zeigen oder als Exportdatei ausgeben.

Aufwände erfassen und bearbeiten ( ,  )

Wie auch im Timesheet lassen sich Aufwandsbuchungen in dieser Ansicht bearbeiten. Die folgende Abbildung zeigt das geöffnete Aufwand-Dialogfenster für die selektierte Zeile in obiger Tabelle. Im Unterschied zum Bearbeiten eines Aufwands im Timesheet, lässt sich hier die Aufwandszuordnung direkt im Dialogfenster bearbeiten.



Abbildung 2.2.2: Eine Aufwandsbuchung bearbeiten.

Beim Erfassen eines neuen Aufwands muss hier natürlich das Projekt und die Aktivität gewählt werden. Wichtig: Die angezeigten Aktivitäten in der Aktivität Auswahlliste sind von der aktuellen Selektion der Projekt Auswahlliste abhängig. Es muss immer zuerst das Projekt und dann die gewünschte Projektaktivität gewählt werden.

Die Eingabefelder unter "Aufwand" funktionieren analog zum Aufwand-Dialogfenster, welches direkt aus dem Timesheet aufgerufen werden kann. Siehe dazu Aufwände erfassen.

Fremderfassungen

Timeanchor Benutzer mit Rolle "Administrator" oder "Manager" können in diesem Fenster zusätzlich den Benutzer wählen für den die Buchung vorzunehmen bzw. zu bearbeiten ist.


Aufwände suchen/einschränken ()

Um die Auswahl der in der Tabelle gezeigten Aufwände einschränken zu können, steht das Suchen/einschränken-Dialogfenster, wie in der folgenden Abbildung sichtbar, zu Verfügung.



Abbildung 2.2.3: Aufwände suchen/einschränken.

Die mögliche Auswahl der Person, des Projekts und der Aktivität in diesem Fenster ist abhängig vom aktuellen Benutzerprofil. Siehe dazu die Seite Personen, Rollen und Rechte.



2.3 Die Spesenansicht

Übersicht

Die Spesenansicht zeigt alle gebuchten Spesen in einer Tabelle. Die Tabellenspalten sind aufsteigend oder absteigend sortierbar. Sortiert wird durch Klicken auf die gewünschte Spaltenüberschrift. Zum Einschränken der gezeigten Einträge steht das "Suchen/einschränken" Dialogfenster zur Verfügung (siehe weiter unten).



Abbildung 2.3.1: Eine Spesenansicht mit zwei Einträgen, aufsteigend sortiert nach Betrag in CHF.

Funktionen


 Eine neue Spesenbuchung erfassen. Siehe unter "Spesen erfassen und bearbeiten".

Die selektierte Spesenbuchung bearbeiten. Siehe unter "Spesen erfassen und bearbeiten".

Die selektierte Spesenbuchung löschen.

Eine oder mehrere selektierte Spesenbuchungen als verrechnet markieren. Diese Funktion kann nur durch eine Person mit Benutzerprofil "Administrator" oder "Manager" aufgerufen werden. Verrechnete Spesen besitzen in der Spalte "Verr.-net" den Vermerk "Ja" und können nicht mehr bearbeitet werden.

Eine oder mehrere selektierte, verrechnete Spesenbuchungen auf "nicht verrechnet" zurücksetzen. Diese Funktion kann nur durch eine Person mit Benutzerprofil "Administrator" oder "Manager" aufgerufen werden. Nicht verrechnete Spesen werden in der Tabelle nicht speziell markiert.

Eine oder mehrere selektierte Spesenbuchungen als rückvergütet markieren. Diese Funktion kann nur durch eine Person mit Benutzerprofil "Administrator" oder "Manager" aufgerufen werden. Rückvergütete Spesen besitzen in der Spalte "Rück-verg." den Vermerk "Ja" und können nicht mehr bearbeitet werden.

Eine oder mehrere selektierte, rückvergütete Spesenbuchungen auf "nicht rückvergütet" zurücksetzen. Diese Funktion kann nur durch eine Person mit Benutzerprofil "Administrator" oder "Manager" aufgerufen werden. Nicht rückvergütete Spesen werden in der Tabelle nicht speziell markiert.

Die in der Tabelle gezeigten Spesen nach bestimmten Kriterien einschränken. Siehe unter "Spesen suchen/einschränken" weiter unten.

Die gezeigten Daten auffrischen (zum Beispiel falls durch ein anderer Benutzer eine Bearbeitung vorgenommen wurde).

Die Tabelle in einem druckbaren Format zeigen oder als Exportdatei ausgeben.

Spesen erfassen und bearbeiten ( , )

Wie auch im Timesheet lassen sich Spesenbuchungen in dieser Ansicht bearbeiten. Die folgende Abbildung zeigt das geöffnete Spesen-Dialogfenster für die selektierte Zeile in obiger Tabelle. Im Unterschied zum Bearbeiten einer Spesenbuchung im Timesheet lässt sich hier die Spesenzuordnung direkt im Dialogfenster bearbeiten.



Abbildung 2.3.2: Eine Spesenbuchung bearbeiten.

Beim Erfassen einer neuen Spesenbuchung muss hier natürlich das Projekt gewählt werden.

Die Eingabefelder unter "Buchung" funktionieren analog zum Spesen-Dialogfenster welches direkt aus dem Timesheet aufgerufen werden kann. Siehe dazu Spesen erfassen.

Fremderfassungen

Timeanchor Benutzer mit Rolle "Administrator" oder "Manager" können in diesem Fenster zusätzlich den Benutzer wählen für den die Buchung vorzunehmen bzw. zu bearbeiten ist.


Spesen suchen/einschränken ()

Um die Auswahl der in der Tabelle gezeigten Spesen einschränken zu können, steht das Suchen/einschränken-Dialogfenster, wie in der folgenden Abbildung sichtbar, zu Verfügung.



Abbildung 2.3.3: Spesen suchen/einschränken.

Die mögliche Auswahl der Person und des Projekts in diesem Fenster ist abhängig vom aktuellen Benutzerprofil. Siehe dazu die Seite Personen, Rollen und Rechte.



3.1 Projekte anlegen und verwalten

Erfasste Projekte anzeigen

In der Projekt-Ansicht lassen sich alle in Timeanchor erfassten Projekte auflisten. Dabei kann jede Spalte per Mausklick beliebig auf- oder absteigend sortiert werden.



Abbildung 3.1.1: Die Projekt-Ansicht mit zwei erfassten Projekten.

Die Bedeutung der in der Liste gezeigten Spalten ist wie folgt:

Ein Projekt bearbeiten

Die Daten für ein Projekt werden im Projekt-Eigenschaften-Dialogfenster bearbeitet (Abbildung 3.1.2). Um dieses Fenster zu öffnen selektieren Sie das gewünschte Projekt in der Projekt-Ansicht und drücken Sie die Eingabetaste. Alternativ kann das Fenster durch Wähl des Befehls "Bearbeiten" im Kontext-Menü geöffnet werden. Das Kontext-Menü erscheint durch einen rechten Mausklick auf das gewünschte Projekt.

Ein neues Projekt anlegen

Durch Wahl des Befehls Aktion: Projekt Anlegen..., oder durch Klicken auf das Symbol , kann ein neues Projekt erfasst werden. Es erscheint dazu das Eigenschaften-Dialogfenster in dem die relevanten Daten zum Projekt eingegeben werden können.

Nur Benutzer mit der Rolle "Administrator" oder "Manager" können neue Projekte anlegen.
Benutzer mit der Rolle "Projektmanager" können ihnen zugewiesene Projekte bearbeiten und neue Projektaktivitäten erfassen.

Weitere Informationen zum Thema Rollen und Benutzerrechte finden Sie im Kapitel Personen, Rollen und Rechte.



Abbildung 3.1.2: Projekte werden mit dem Projekt-Eigenschaften-Dialogfenster angelegt und verwaltet.

Zusätzliche Projektinformationen erfassen.

Im Kalkulation-Register haben Sie die Möglichkeit detaillierte Informationen zum Projekt zu definieren.



Abbildung 3.1.3: Projektdetails im "Kalkulation" Register

Projekttyp — Der Projekttyp. Timeanchor unterscheidet zwischen Tagessatz-, Stundensatz-, Fixpreis- und nicht verrechenbaren Projekten.

Währung — Die Projektwährung. Hier lässt sich für das Projekt die Währung definieren in der die Projektkosten berechnet werden.

Projekttag-Dauer — Ein Projekt kann eine Dauer eines Projekttages besitzen, die von der Dauer des festgelegten Standard-Arbeitstages (in den Grundeinstellungen) abweicht. Dies ist speziell relevant im Berechnungsmodus "Externe auf interne Tage abbilden".

Berechnung — Entweder nach den effektiv geleisteten Stunden oder indem Projekttage auf interne Tage abgebildet werden. Dazu ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Beratungsunternehmen. Ihre Mitarbeiter arbeiten normalerweise 8 Stunden pro Tag. Der interne Tageskostensatz jedes Mitarbeiters bezieht sich auf diese 8 Stunden. Mitarbeiter A arbeitet nun in einem Beratungsmandat für einen Kunden der 8 Stunden 15 Minuten pro Tag arbeitet. Diese Arbeitstagdauer wird vom Mitarbeiter A während der Dauer des Projekts ebenfalls erwartet. A's Arbeitsvertrag sieht zudem vor, dass die zusätzlichen 15 Minuten pro Tag nicht als Überzeit gutgeschrieben werden können. Durch wählen der Berechnungsoption "Externe auf interne Tage abbilden" kann nun sichergestellt werden, dass ein externer Arbeitstag bei der Kostenberechnung genau einem internen Arbeitstag entspricht.

Kostendach bzw. Fixpreis — Der Inhalt dieses Feldes erscheint im Kostenbericht (Kostenübersicht) im Projekt-Kopffeld. Es hat in der aktuellen Version von Timeanchor keine weitere Bedeutung.


Externer Kostensatz

Siehe Hifeseite Externe Kostensätze definieren.


Budgetierung

Durch Selektieren des Reiters "Budget" lassen sich Voreinstellungen für die Projektbudgetierung vornehmen. Siehe dazu die Seite Budgetzahlen erfassen. Der "Budget" Reiter steht nur zur Verfügung, wenn Sie Timeanchor für die Version 2.2 oder höher lizenziert haben.


Erfasste Aktivitäten und Projektmitarbeiter einem Projekt zuweisen

Bevor Aufwände im Timesheet erfasst werden können, müssen alle für das erstellte Projekt geplanten Aktivitäten sowie die Zusammensetzung des Projektteams (Projektleiter, Projektmitarbeiter, usw.) definiert werden. Eine detaillierte Erklärung finden Sie in den Kapiteln Erfasste Aktivitäten einem Projekt zuweisen und Erfasste Personen einem Projekt zuweisen.



3.1.1 Projektmitarbeiter zuordnen

Eingabemaske für die Zuweisung von Projektaktivitäten

Aktivitäten können direkt aus der Projektliste einem selektierten Projekt zugewiesen werden.
Die Eingabemaske kann entweder per Mausklick auf das Symbol "Aktivitäten zuordnen" (), oder durch Wahl des Befehls "Projektmitarbeiter" im Kontext-Menü geöffnet werden.




Erfasste Personen einem Projekt zuweisen



Abbildung 3.1.4: In diesem Dialogfenster werden in Timeanchor definierten Personen einem Projekt zugewiesen.
Die Bedeutung der drei im Dialogfenster sichtbaren Eingabelisten ist wie folgt:

Projektmanager bestimmen

Durch Klicken auf den Knopf "zuordnen..." wird ein Fenster mit einer Auswahlliste von möglichen Projektmanagern geöffnet (Personen mit der Rolle "Administrator", "Manager" oder "Projektmanager").

Selektieren Sie einen oder mehrere Projektmanager und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem "OK" Knopf. In der "Projektmanager" Liste erscheinen danach die Namen der so selektieren Personen.

Um eine Person aus der Projektmanager-Liste zu entfernen, selektieren Sie den Namen in der Liste und entfernen Sie ihn per Klick auf die "Entfernen" Schaltfläche.

Projektmitarbeiter bestimmen

Durch Klicken auf die Linkspfeil-Schaltfläche () können Personen aus der Auswahlliste "Mögliche Projektmitarbeiter" selektiert und dem Projekt zugewiesen werden. Die Namen der zugewiesenen Personen erscheinen danach in der Projektmitarbeiter-Liste.

Um eine Person aus der Liste zu entfernen, selektieren Sie die Person und entfernen Sie sie durch einen Klick auf die Rechtspfeil-Schaltfläche (). Die so entfernten Personen erscheinen danach wieder in der Liste der möglichen Projektmitarbeiter.

Beim Zufügen und Entfernen lassen die Listen jeweils Mehrfachselektionen zu. Mehrfachselektionen können Sie wie üblich mittels der Umschalttaste bei gleichzeitigem Klicken (zusammenhängende Selektion) oder mittels der Strg-Taste (zusammenhängende Selektionen) vornehmen.



3.1.2 Projektaktivitäten zuordnen

Eingabemaske für die Zuordnung von Projektaktivitäten

Aktivitäten können direkt aus der Projektliste einem selektierten Projekt zugewiesen werden.
Die Eingabemaske kann entweder per Mausklick auf das Symbol "Aktivitäten zuordnen" (), oder durch Klicken auf die rechte Maustaste mittels Befehl "Projektaktivitäten" geöffnet werden.




Erfasste Aktivitäten einem Projekt zuordnen




Abbildung 3.1.5: In diesem Dialog werden die definierten Aktivitäten einem Projekt zugewiesen.

Die Bedeutung der in der Liste gezeigten Eingabelisten und Schaltflächen ist wie folgt:


Aktivitäten zuordnen

Durch Klicken auf die Schaltfläche können Sie "globale" oder "projektbezogene" Aktivitäten einem Projekt zuweisen.

Mit der Schaltfläche können Sie in der Liste "Dem Projekt zugeordnet" eine oder mehrere Aktivitäten wieder entfernen.

Eine neue Aktivität erfassen

Durch Klicken auf den Knopf "Neue Aktivität..." können Sie (Timeanchor Benutzer mit den Profilen "Administrator", "Manager" oder  "Projektmanager"), neue projektspezifische Aktivitäten anlegen. Bitte lesen Sie dazu den Abschnitt Aktivität anlegen und verwalten.

Bitte beachten Sie, dass neue oder bestehende globale Aktivitäten nur durch Personen, die über die Rolle "Administrator" oder "Manager" verfügen, erfasst und zugewiesen werden können.

Detaillierte Informationen zum Thema Rollen finden Sie im Kapitel Rollen und Berechtigungen.

3.2 Aktivitäten anlegen und verwalten

Erfasste Aktivitäten anzeigen

Im "Aktivitäten" Fenster lassen sich sich alle in Timeanchor erfassten Aktivitäten auflisten. Dabei kann jede Spalte per Mausklick, beliebig auf- oder absteigend sortiert werden.



Abbildung 3.2.1: Erfasste Aktivitäten werden im "Aktivitäten" Fenster angezeigt.

Die Bedeutung der in der Liste gezeigten Spalten ist wie folgt (bearbeitet werden die angezeigten Eigenschaften im "Eigenschaften" Dialogfenster):

Eine neue Aktivität anlegen

Durch Wahl des Befehls Aktion:Aktivität Anlegen..., oder Klicken auf das Symbol kann eine neue Aktivität erfasst werden. Es erscheint dazu das Eigenschaften Dialogfenster in dem die relevanten Informationen zur Aktivität eingegeben werden können.

Nur Benutzer mit der Rolle "Administrator", "Manager" können neue globale Aktivitäten anlegen.
Benutzer mit der Rolle "Projektmanager" können für eigene Projekte (z.B. neue Projektaktivitäten) erfassen. Dabei ist zu beachten, dass Projektmanager keine "globalen" sondern nur spezifische Projektaktivitäten anlegen können. Eine detaillierte Beschreibung zur Zuweisung von Aktivitäten finden Sie im Kapitel Aktivitäten zuweisen.

Weitere Informationen zum Thema Rollen und Benutzerrechte finden Sie im Kapitel Personen, Rollen und Rechte.



Abbildung 3.2.2: Neue Aktivitäten werden im "Aktivitäten" Dialogfenster angelegt und verwaltet.

Projektzuteilung

Timeanchor unterscheidet zwischen "globalen", "projektspezifischen" Aktivitäten.


Externer Kostensatz

Siehe Hifeseite Externe Kostensätze definieren.


Budget

Durch Selektieren des Reiters "Budget" lassen sich die Werte für "Budget" (Sollvorgabe) und "Fertig zu" (Fertigstellungsgrad) erfassen. Siehe dazu die Seite Budgetzahlen erfassen. Der "Budget" Reiter steht nur zur Verfügung, wenn Sie Timeanchor für die Version 2.2 oder höher lizenziert haben.





3.3 Personen anlegen und verwalten

Erfasste Personen anzeigen

Die in Timeanchor erfassten Personen lassen sich in der Personen-Ansicht auflisten. Das Fenster wird durch Wahl des entsprechenden Befehls im Ansicht-Menü geöffnet. Die folgende Abbildung zeigt die geöffnete Personen-Ansicht mit den, bei der Installation von Timeanchor aufgesetzten Beispieldaten.



Abbildung 3.3.1: Erfasste Personen werden in der Personen-Ansicht angezeigt.

Die Bedeutung der in der Liste gezeigten Spalten ist wie folgt (bearbeitet werden die angezeigten Eigenschaften im "Eigenschaften" Dialogfenster, siehe weiter unten):

Eine neue Person anlegen

Durch Wahl des Befehls Aktion -> Person Anlegen, oder Klicken auf das Symbol , kann eine neue Person erfasst werden. Es erscheint dazu das Eigenschaften-Dialogfenster in dem die relevanten Personendaten eingegeben werden können. (Zwingend beim Anlegen einer neuen Person ist lediglich die Eingabe des Vornamens und des Nachnamens der Person.)

Nur Benutzer mit der Rolle "Administrator" oder "Manager" können neue Personen anlegen.

Personendaten bearbeiten

Dies geschieht entweder durch Doppelklick auf die gewünschte Zeile in der Personenliste, durch das Kontextmenü (rechte Maustaste auf der gewünschten Person), oder durch selektieren der Person und anschliessendem Klicken auf . Das Personen-Dialogfenster das erscheint, hier am Beispiel der Person "Andrea Projektmanager", sieht wie folgt aus:



Abbildung 3.3.2: Die Daten zu einer Person bearbeiten

Nur Benutzer mit der Rolle "Administrator" oder "Manager" können Personendaten bearbeiten.

Benutzer-ID und Benutzer-Rolle zuweisen

Damit sich eine neu angelegte Person mit ihrer eigenen Benutzer-ID anmelden kann, muss der Person eine Benutzer-ID und eine Rolle zugewiesen werden.

Nur Benutzer mit der Rolle "Administrator" können diese Zuweisung vornehmen.

Sind Sie als "Administrator" beim System angemeldet, klicken Sie dazu im Personen-Dialogfenster der gewünschten Person auf das "Login & Rechte" Register. Am Beispiel von Andrea Projektmanager erscheint dann die folgende Eingabefläche:



Abbildung 3.3.3: Zuweisen der Benutzer-ID und der Rolle

In diesem Fenster lassen sich die nötigen Einstellungen vornehmen. Eine Kurzbeschreibung der Rechte der zur Verfügung stehenden Rollen wird direkt im Dialogfenster angezeigt.

Für ein neu aktiviertes "Login" einer Person wird als Passwort automatisch der englische Ausdruck "changeit" zugewiesen. Dies soll den entsprechenden Benutzer nach seinem ersten Anmelden im System dazu auffordern, ein neues Passwort zu wählen (Befehl Ablage -> Passwort ändern).

Zurücksetzen des Passworts

Falls ein Benutzer das eigene Passwort vergisst, kann der Administrator dem Benutzer ein neues Passwort setzten. Dies geschieht im Register "Login & Rechte" durch Klicken auf die Schaltfläche "Passwort zurücksetzen...".



3.3.1 Mitarbeiterdaten verwalten


Für das Verwalten von Mitarbeiterdaten wie Eintrittsdatum oder des jährlichen Urlaubsguthabens steht das Mitarbeiter-Dialogfenster zur Verfügung. Es wird, wie in der folgenden Abbildung ersichtlich, aus der Personen-Ansicht aufgerufen. Wichtig, es lässt sich nur für Personen aufrufen, welche Timeanchor Benutzerstatus haben, d.h. Personen die über eine Benutzer-ID und einer Benutzerrolle verfügen. (Siehe dazu Personen anlegen und verwalten).



Abbildung 3.3.4: Das Aufrufen des Mitarbeiter-Dialogfensters aus der Personen-Ansicht.

Das Mitarbeiter-Dialogfenster, wie in der folgenden Abbildung ersichtlich, enthält die Register "Mitarbeiterdaten", "Arbeitszeit", "Jahresurlaub", "Interner Kostensatz", "Externer Kostensatz" und das, wie in den meisten Dialogfenstern vorhandene Register "Objektinfo". Es folgt eine Beschreibung dieser Register.

Register Mitarbeiterdaten



Abbildung 3.3.5: Das Mitarbeiterdaten Register

Dieses Register erlaubt das Erfassen von Mitarbeiterinformationen. Alle Daten sind optional. Liegt das Mitarbeitereintrittsdatum aber nach dem Timeanchor Einführungsdatum, sollte es hier erfasst werden, um sicherzustellen, dass die Gleitzeit- und Urlaubssaldoberechnung für den Mitarbeiter korrekt ausgeführt wird.

Register Arbeitszeit

In diesem Register können die wöchentlichen Arbeitszeitvorgaben für einen Mitarbeiter festgelegt werden. Die folgende Abbildung zeigt das selektierte Register für den Mitarbeiter (bzw. Manager) "Geschäftsführer, Karl".



Abbildung 3.3.6: Das Arbeitszeit Register

Timeanchor bietet hier grundsätzlich zwei Möglichkeiten:
  1. Die Arbeitszeitvorgabe für den Mitarbeiter kann entsprechend der globalen Arbeitszeitvorgabe übernommen werden, oder
  2. die wöchentliche Arbeitszeitvorgabe kann für den Mitarbeiter persönlich angepasst werden.
Die zweite Möglichkeit wird durch Klicken auf "Gemäss folgenden Einträgen" aktiviert. Sie Erlaubt das Festlegen von Arbeitszeitvorgaben für den Mitarbeiter ab einem beliebigen Stichdatum. Es können mehrere Änderungen der Arbeitszeitvorgaben erfasst werden.

Zum Beispiel lässt sich so der Umstand, dass für ein Mitarbeiter das wöchentliche Arbeitspensum von 100% auf 80% reduziert wird, und er per 1.4.2003 am Freitag nicht mehr arbeitet, leicht in Timeanchor umsetzen. Dies geschieht, indem in der Tabelle zwei Einträge erfasst werden. Der Erste definiert je einen ganzen Arbeitstag für Montag bis Freitag mit Gültigkeit ab Eintrittsdatum und der Zweite definiert je einen Arbeitstag von Montag bis Donnerstag ab dem Stichdatum 1.4.2003.

Register Jahresurlaub

In diesem Register kann das jährliche Urlaubsguthaben eines Mitarbeiters festgelegt werden. Die folgende Abbildung zeigt das selektierte Register für den Mitarbeiter (bzw. Manager) "Geschäftsführer, Karl".



Abbildung 3.3.7: Das Jahresurlaub Register

Timeanchor bietet hier, wie beim Register "Arbeitszeit", zwei Möglichkeiten:
  1. Es kann die allgemeine Vorgabe verwendet werden (zum Beispiel standardmässig 20 Tage Jahresurlaub), oder
  2. es kann das Urlaubsguthaben für den Mitarbeiter persönlich definiert werden.
Im ersten Fall erlaubt Timeanchor das Festlegen eines von der Vorgabe abweichenden Guthabens für das Eintrittsjahr des Mitarbeiters. Im zweiten Fall lässt sich das Guthaben pro Jahr festlegen, wobei der Wert des in der Tabelle zuletzt erfassten Jahres automatisch für eventuelle Folgejahre verwendet wird.

Register Interner Kostensatz


Siehe 5.1: Interne Kostensätze definieren

Register Externer Kostensatz


Siehe 5.2: Externe Kostensätze definieren





3.3.2 Personen mit Projektaktivitäten verknüpfen

Hintergrund

Ein Projekt verfügt grundsätzlich über Projektmitarbeiter (das Projektteam) und über Projektaktivitäten. Diese Zuordnung erfolgt in der Projekt-Ansicht (Befehl Ansicht -> Projekte) und ist auf den Hilfeseiten Projektmitarbeiter zuordnen und Projektaktivitäten zuordnen beschrieben.

Eine Person kann aber erst auf eine Projektaktivität buchen, wenn die Person mit der entsprechenden Projektaktivität verknüpft wurde. Dies geschieht innerhalb der Personenansicht (Befehl: Ansicht -> Personen) durch Klicken auf das Symbol , nachdem die gewünschte Person in der Liste selektiert wurde. (Dieser Befehl steht auch im Kontextmenü (rechte Maustaste auf die Personenliste) zur Verfügung.)

Nur Benutzer mit der Rolle "Administrator", "Manager" oder "Projektmanager" können Personen mit Projektaktivitäten verknüpfen. (Wobei Projektmanager nur Verknüpfungen auf Aktivitäten der von ihnen verwalteten Projekte vornehmen können.)

Wie's gemacht wird

Das Dialogfenster, das nach Klicken auf das Symbol erscheint, sieht, hier gezeigt anhand des Beispiels für "Andrea Projektmanager", wie folgt aus:



Abbildung 3.3.8: Personen mit Projektaktivitäten verknüpfen

Zum Verknüpfen wird in der Liste rechts oben zuerst das gewünschte Projekt selektiert. Es erscheinen darauf hin in der rechten Liste alle diesem Projekt zugeordneten Projektaktivitäten. Hier können nun mit Hilfe des Pfeilsymbols Verknüpfungen mit dem Mitarbeiter vorgenommen werden.

Jede Verknüpfung hat einen eigenen Zeitraum, für welche die Verknüpfung aktiv ist und der Benutzer Buchungen auf die Aktivität vornehmen kann. Der Zeitraum kann entweder vom Projekt übernommen werden(Projekt- "Start" und "End" Datum) , oder über die Schaltflächen in der Mitte des Fensters eingestellt werden. Der Zeitraum einer vorgenommenen Verknüpfung in der linken Liste kann durch Klicken auf die Schaltfläche "Zeitraum" nachträglich verändert werden.



4.1 Budgetzahlen erfassen


Ab Timeanchor Version 2.2 lassen sich für Aktivitäten Sollvorgaben in Tagen oder Stunden festlegen. Die Aktivitätsansicht wurde dazu, wie in der folgenden Abbildung ersichtlich, um die Kolonnen "Budget", "Einheit" und "Fertig zu" erweitert.



Abbildung 4.1.1: Die Aktivitätsansicht mit den für die Budgetierung relevanten Spalten "Budget", "Einheit" und "Fertig zu".
 

Die Budgetierungseinheit, also ob der Sollaufwand für eine Aktivität in Tagen oder Stunden zu definieren ist, wird über das Projekt definiert. Sollvorgaben lassen sich entsprechend nur für Projektaktivitäten erfassen. Die folgende Abbildung zeigt den selektierten Budget-Reiter des Projekteigenschaften-Dialogfensters für das Projekt "Testprojekt":



Abbildung 4.1.2: Einstellungen zur Budgetierung im Projekteigenschaften-Dialogfenster.
 

Zusätzlich zur Budgeteinheit lässt sich hier festlegen, ob Timeanchor das Schätzen des Fertigstellungsgrades von Aktivitäten durch Projektmitarbeiter erlauben soll. Ist diese Box nicht selektiert, können nur Manager oder Projektmanager Schätzungswerte erfassen (Projektmanager natürlich nur auf Projektaktivitäten von ihnen zugewiesenen Projekten).

Hinweis: Ist der Budget-Reiter in den Projekt- und Aktivitätseigenschaften-Dialogfenstern deaktiviert (grau), bedeutet das, dass Ihre Timeanchor Lizenz nicht für die Version 2.2 von Timeanchor freigeschaltet ist. In diesem Fall ist, um die Budgetierungsfunktionen verwenden zu können, ein Update auf Version 2.2 oder h?her erforderlich.

Die eigentlichen Sollvorgaben für Aktivitäten lassen sich im Eigenschaften-Dialogfenster der Aktivitäten erfassen. Dies ist in der folgenden Abbildung ersichtlich:




Abbildung 4.1.3: Einstellungen zur Budgetierung im Aktivitätseigenschaften-Dialogfenster.
In diesem Fenster lässt sich die Sollvorgabe für eine Aktivität sowie der geschätzte Fertigstellungsgrad erfassen. Der Fertigstellungsgrad lässt sich auch direkt aus der Aktivitätsansicht und dem Timesheet setzen. Den entsprechenden Befehl dazu finden Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste auf einer Aktivität).



4.2 Aktueller Fertigstellungsgrad schätzen


 Es gibt drei Möglichkeiten, um den geschätzten Fertigstellungsgrad einer Aktivität zu erfassen:

  1. Timeanchor Benutzer mit den Rollen "Administrator", "Manager" oder "Projektmanager" können durch einen Doppelklick auf eine Aktivität in der Aktivitätsansicht das Eigenschaften-Dialogfenster öffnen und dort unter dem Reiter "Budget" den Fertigstellungsgrad eintippen.

  2. Alternativ dazu lässt sich der gewünschte Wert durch Wahl des Befehls "Fertigstellungsgrad" aus dem Kontextmenü oder dem Toolbar der Aktivitätsansicht erfassen:




  3. Über das Kontextmenü des Timesheets lässt sich der gewünschte Fertigstellungsgrad ebenfalls erfassen. Beim Öffnen des Kontextmenüs muss dazu die Zeile mit der gewünschten Aktivität selektiert sein.



Die oben gezeigten Varianten 2 und 3 lassen sich auch durch Projektmitarbeiter ausführen, sofern dies in den Budgeteinstellungen des entsprechenden Projektes erlaubt wird (siehe Hilfeseite 4.1).

Der geschätzte Fertigstellungsgrad wird im Bericht Budgetierung (Ist-/Sollvergleich) verwendet, um eine Prognose für den zu erwartenden Istwert bei Fertigstellung einer Aktivität zu berechnen.



5.1 Interne Kostensätze


Den internen Kostensatz eines Mitarbeiters definieren

Der interne Kostensatz für einen Mitarbeiter kann im Mitarbeiterdaten Dialogfenster erfasst werden (Personenansicht, dann rechte Maustaste auf die gewünschte Person und "Personendaten bearbeiten" wählen).

Es lassen sich hier für einen Mitarbeiter mehrere Kostensätze definieren. Mehrere, weil sich der interne Kostensatz für einen Mitarbeiter im Verlauf der Zeit verändern kann.

Beim Berechnen der internen Kosten nimmt Timeanchor jeweils den aktuellsten internen Kostensatz, dessen "Gültig ab" Datum vor oder auf der zu betrachtenden Zeitbuchung liegt.



Abbildung 5.1.1: Das Definieren des internen Kostensatzes für einen Mitarbeiter.

 



5.2 Externe Kostensätze


Grundsätzliches

Beim Zuordnen eines Projektmitarbeiters auf eine projektaktivität wird festgelegt, welcher externe Kostensatz bei der Kostenberechnung zu verwenden ist. Es kann dabei eine Kostensatzdefinition verwendet werden die bereits definiert wurde (entweder auf der Ebene des Mitarbeiters, der Aktivität oder des Projekts). Um noch mehr Flexibilität zu haben, lässt sich auch ein spezifischer Kostensatz auf der Ebene der Projektaktivitätszuordnung definieren.

Im Folgenden werden die Möglichkeiten beschrieben, wie die externen Kostensätze als Vorgabe bzw. spezifisch für eine Projektaktivitätszuordnung definiert werden.


Den externen Kostensatz eines Mitarbeiters definieren

Der externe Kostensatz für einen Mitarbeiter kann im Mitarbeiterdaten Dialogfenster erfasst werden (Personenansicht, dann rechte Maustaste auf die gewünschte Person und "Personendaten bearbeiten" wählen).

Es lassen sich hier für einen Mitarbeiter mehrere Kostensätze definieren. Mehrere, weil sich einerseits der externe Kostensatz für einen Mitarbeiter im Verlauf der Zeit verändern kann und andererseits, weil man eventuell externe Kostensätze in mehreren Währungen für den Mitarbeiter definieren will.

Beim Berechnen der externen Kosten nimmt Timeanchor jeweils den aktuellsten externen Kostensatz, dessen "Gültig ab" Datum vor oder auf der zu betrachtenden Zeitbuchung liegt. Bei Fremdwährungsprojekten wird dabei der aktuellste entsprechende Fremdwährungskostensatz genommen. Ist kein Kostensatz in der Fremdwährung vorhanden, wird der aktuellste Kostensatz in der Basiswährung genommen und in die Fremdwährung umgerechnet. Bei Projekten die in der Basiswährung abgerechnet werden, werden immer nur die Kostensatzeinträge in der Basiswährung berücksichtigt. Ein aktuellerer Fremdwährungseintrag eines externen Kostensatzes für ein Basiswährungsprojekt überschreibt also niemals einen weniger aktuellen Basiswährungseintrag.



Abbildung 5.2.1: Das Definieren des externen Kostensatzes für einen Mitarbeiter.
 

Den externen Kostensatz für eine Aktivität definieren

Der externe Kostensatz lässt sich auch auf der Ebene der Aktivität definieren.

Es lassen sich hier für eine Aktivität mehrere Kostensätze definieren. Mehrere, weil sich einerseits der externe Kostensatz für eine Aktivität im Verlauf der Zeit verändern kann und andererseits, weil man eventuell externe Kostensätze in mehreren Währungen für die Aktivität definieren will.

Beim Berechnen der externen Kosten nimmt Timeanchor jeweils den aktuellsten externen Kostensatz, dessen "Gültig ab" Datum vor oder auf der zu betrachtenden Zeitbuchung liegt. Bei Fremdwährungsprojekten wird dabei der aktuellste entsprechende Fremdwährungskostensatz genommen. Ist kein Kostensatz in der Fremdwährung vorhanden, wird der aktuellste Kostensatz in der Basiswährung genommen und in die Fremdwährung umgerechnet. Bei Projekten die in der Basiswährung abgerechnet werden, werden immer nur die Kostensatzeinträge in der Basiswährung berücksichtigt. Ein aktuellerer Fremdwährungseintrag eines externen Kostensatzes für ein Basiswährungsprojekt überschreibt also niemals einen weniger aktuellen Basiswährungseintrag.



Abbildung 5.2.2: Das Definieren des externen Kostensatzes für eine Aktivität.
 

Den externen Kostensatz für ein Projekt definieren

Der externe Kostensatz lässt sich auch allgemein für ein Projekt definieren.

Es lassen sich hier für ein Projekt mehrere Kostensätze definieren. Mehrere, weil sich der externe Kostensatz für ein Projekt im Verlauf der Zeit verändern kann.

Beim Berechnen der externen Kosten nimmt Timeanchor jeweils den aktuellsten externen Kostensatz, dessen "Gültig ab" Datum vor oder auf der zu betrachtenden Zeitbuchung liegt.



Abbildung 5.2.3: Das Definieren des externen Kostensatzes für ein Projekt.

Den externen Kostensatz auf der Basis der Projektaktivitätszuordnung definieren

Die flexibelste bzw. feinkörnigste Variante ist die Definition des externen Kostensatzes auf der Ebene der Projektaktivitätszuordnung. Es lässt sich hier der Kostensatz für einen bestimmten Mitarbeiter und eine bestimmte Projektaktivität definieren.

Um zum unten abgebildeten Fenster zu gelangen klicken Sie die rechte Maustaste auf einer Person in der Personenansicht und wählen Sie den Befehl "Aktivitäten zuordnen". Selektieren Sie dann in der linken Liste die gewünschte Projektaktivitätszuordnung und klicken Sie auf "Ext. Kostensatz".

Es lassen sich hier mehrere Kostensätze definieren. Mehrere, weil sich der externe Kostensatz für einen Mitarbeiter und eine Projektaktivität im Verlauf der Zeit verändern kann.

Beim Berechnen der externen Kosten nimmt Timeanchor jeweils den aktuellsten externen Kostensatz, dessen "Gültig ab" Datum vor oder auf der zu betrachtenden Zeitbuchung liegt.



Abbildung 5.2.4: Das Definieren des externen Kostensatzes für einen bestimmten Projektmitarbeiter und eine bestimmte Projektaktivität.



5.3 Kosten berechnen


Um die internen und externen Aufwandskosten zu berechnen, erstellen Sie einen der Kostenübersichtsberichte (Berichtmenü: Kostenübersicht...)

Stellen sie vorher sicher, dass die Quelle der externen Kostensatzdefinition dabei für alle Projektaktivitätszuordnungen festgelegt wurde (Befehl "Aktivitäten zuordnen" in der Personenansicht). Als Quelle für die Berechnung kann der externe Kostensatz des Mitarbeiters, der externe Kostensatz des Projekts, der externe Kostensatz der Aktivität oder der spezifische externe Kostensatz der jeweiligen Projektaktivitätszuordnung dienen.




6.1 Aufwandsjournale

Das Bericht-Menü von Timeanchor stellt die folgenden Journalvarianten zur Verfügung:


Die ersten zwei Berichte stehen jedem Mitarbeiter zur Verfügung bzw. lassen sich durch jeden Mitarbeiter generieren. Die unteren drei Berichte lassen sich nur durch Benutzer mit den Rollen "Manager" oder "Projektmanager" aufrufen. Es folgt eine kurze Beschreibung der einzelnen Berichte.

Mein Journal...

Dieser Bericht enthält alle Zeitbuchungen des angemeldeten Projektmitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum. Der Bericht kann u.A. dazu verwendet werde um einen Überblick über die von einem Mitarbeiter geleistete Wochen- bzw. Monatsarbeitszeit zu gewähren.

Dieser Bericht kann von jedem Projektmitarbeiter für sich selbst aufgerufen werden.

Mein Projektjournal...

Dieser Bericht enthält alle Zeitbuchungen des aktuell angemeldeten Projektmitarbeiters für ein bestimmtes Projekt und einen bestimmten Zeitraum.

Dieser Bericht kann von jedem Projektmitarbeiter für sich selbst aufgerufen werden.

Journal für...

Der hier aufrufbare Bericht entspricht dem ersten Bericht (Mein Journal).

Er kann aber hier für einen beliebigen Projektmitarbeiter aufgerufen werden. Der Menübefehl zum Aufrufen des Berichts steht nur Benutzern mit der Rolle "Administrator" oder "Manager" zur Verfügung da, der erzeugte Bericht Projektübergreifende Daten für einen beliebigen Mitarbeiter zeigt.

Projektjournal für...

Der hier aufrufbare Bericht entspricht dem zweiten Bericht (Mein Projektjournal).

Er kann aber hier für einen beliebigen Projektmitarbeiter aufgerufen werden. Der Menübefehl zum Aufrufen des Berichts steht nur Benutzern mit der Rolle "Administrator", "Projektmanager" oder "Manager zur Verfügung. Er lässt sich durch einen Projektmanager nur für die Personen generieren, die dem Projektmanager als Projektmitarbeiter zugeordnet wurden. Benutzer mit der Rolle "Administrator", "Manager" können diesen Bericht für einen beliebigen Mitarbeiter generieren.

Projektjournal...

Dieser Bericht gibt einen Überblick über alle für ein bestimmtes Projekt gebuchten Aufwände.

Der Bericht kann nur durch einen Benutzer mit der Rolle "Administrator", "Manager" oder "Projektmanager" aufgerufen werden. Projektmanager können diesen Bericht nur für Projekte aufrufen, bei welchen sie Projektmanager sind.



6.2 Aktivitätsberichte

Das Bericht-Menü von Timeanchor stellt für Aktivitäten die folgenden Berichte zur Verfügung:


Die ersten zwei Aktivitätsberichte stehen jedem Mitarbeiter zur Verfügung bzw. lassen sich durch jeden Mitarbeiter generieren. Die unteren drei Berichte lassen sich nur durch Benutzer mit den Rollen "Manager" oder "Projektmanager" aufrufen. Es folgt eine kurze Beschreibung der einzelnen Berichte.

Meine Aktivitäten...

Dieser Bericht enthält alle Zeitbuchungen des angemeldeten Projektmitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum, zusammengefasst nach Aktivität. Der Bericht kann u.A. dazu verwendet werde um einen Überblick über die von einem Mitarbeiter geleistete Wochen- bzw. Monatsarbeitszeit auf Aktivitätsebene zu erhalten.

Dieser Bericht kann von jedem Projektmitarbeiter für sich selbst aufgerufen werden.

Meine Projektaktivitäten...

Dieser Bericht enthält alle Zeitbuchungen des aktuell angemeldeten Projektmitarbeiters für ein bestimmtes Projekt und einen bestimmten Zeitraum, zusammengefasst nach Aktivität.

Dieser Bericht kann von jedem Projektmitarbeiter für sich selbst aufgerufen werden.

Aktivitäten für...

Der hier aufrufbare Bericht entspricht dem ersten Bericht (Meine Aktivitäten).

Er kann aber hier für einen beliebigen Projektmitarbeiter aufgerufen werden. Der Menübefehl zum Aufrufen des Berichts steht nur Benutzern mit der Rolle "Administrator" oder "Manager" zur Verfügung da, der erzeugte Bericht Projektübergreifende Daten für einen beliebigen Mitarbeiter zeigt.

Projektaktivitäten für...

Der hier aufrufbare Bericht entspricht dem zweiten Bericht (Meine Projektaktivitäten).

Er kann aber hier für einen beliebigen Projektmitarbeiter aufgerufen werden. Der Menübefehl zum Aufrufen des Berichts steht nur Benutzern mit der Rolle "Administrator", "Projektmanager" oder "Manager zur Verfügung. Er lässt sich durch einen Projektmanager nur für die Personen generieren, die dem Projektmanager als Projektmitarbeiter zugeordnet wurden. Benutzer mit der Rolle "Administrator", "Manager" können diesen Bericht für einen beliebigen Mitarbeiter generieren.

Projektaktivitäten...

Dieser Bericht gibt einen Überblick über alle für ein bestimmtes Projekt gebuchten Aufwände, zusammengefasst nach Aktivität.

Der Bericht kann nur durch einen Benutzer mit der Rolle "Administrator", "Manager" oder "Projektmanager" aufgerufen werden. Projektmanager können diesen Bericht nur für Projekte aufrufen, bei welchen sie Projektmanager sind.



6.3 Budgetierung (Ist-/Sollvergleich)

Das Bericht-Menü von Timeanchor stellt den folgenden Budgetbericht zur Verfügung:

Es existiert genau eine Berichtsvariante, die sich immer auf ein zu selektierendes Projekt bezieht. Nur Manager oder Projektmanager mit Zugriff auf das gewünschte Projekt können einen Budgetbericht erstellen.



Abbildung 6.3.1: Ein Budgetbericht.

Die im Bericht erscheinenden Histogramme zeigen jeweils die in der entsprechenden Zeile gezeigten Zahlen als Grafik. Jede Grafik zeigt dabei die Werte "Ist", "Soll" und "Prognostiziertes Ist". Die unterste Zeile (Gesamttotal) zeigt die Ist/Soll/Prognose für das ganze Projekt.

Damit die Projektsummen und das Projekthistogramm erscheinen, muss für jede im Bericht erscheinende Aktivität eine Sollvorgabe (blauer Wert) erfasst worden sein. Dies geschieht in der Aktivitätsansicht.

Sofern für eine Aktivität kein Wert für den Fertigstellungsgrad erfasst wurde ("Fertig zu" Kolonne),  wird ein Wert anhand des Ist- und Sollwertes berechnet, wobei angenommen wird, dass der Arbeitsablauf wie geplant verläuft.

Die Quelle bzw. die Berechnung der Werte im Bericht ist dabei wie folgt definiert:


Ist
 Soll
 Fertig zu
 Prognostiziertes Ist
Zwischentotale (Aktivität)
 Die Summe der auf die Aktivität für die gewählte Berichtsperiode gebuchten Aufwände.
Der für die Aktivität definierte Soll-Wert.
Der für die aktivität geschätzte aktuelle Fertigstellungsgrad. Falls dieser nicht erfasst wurde, berechnet Timeanchor diesen Wert anhand der Formel: Ist-Wert / Soll-Wert (in Prozent).
 Wurde für die Aktivität ein aktueller Fertigstellungsgrad erfasst, berechnet Timeanchor diesen Wert anhand der Formel: Ist-Wert * 100 / Fertig-zu. Wurde kein Fertig-zu-Wert erfasst, wird der Soll-Wert genommen.
Total (Projekt)
Die Summe der Werte in dieser Spalte. Die Summe der Werte in dieser Spalte. Die Summe wird nur angezeigt, wenn für jede im Bericht erscheinende Aktivität ein Sollwert erfasst wurde. Der berechnete Wert: Ist-Wert / Prognostiziertes Ist (in Prozent).
 Die Summe der Werte in dieser Spalte.

Die Fertig-zu-Werte werden jeweils auf einen vollen Prozentpunkt gerundet.



6.4 Kostenberichte

Das Bericht-Menü von Timeanchor stellt für Kostenberechnungen die folgenden Berichte zur Verfügung:


Dieses Berichtsmenü steht nur Benutzern mit der Rolle "Administrator", "Manager" oder "Projektmanager" zur Verfügung. Bei Benutzern mit der Rolle "Projektmitarbeiter" erscheint dieses Menü gar nicht.

Meine Kosten...

Dieser Bericht berechnet die internen und externen Kosten für einen bestimmten Zeitraum für den angemeldeten Mitarbeiter.

Meine Projektkosten...

Dieser Bericht berechnet die internen und externen Kosten eines zu wählenden Projektes für einen bestimmten Zeitraum für den angemeldeten Mitarbeiter.

Kosten für...

Der hier aufrufbare Bericht entspricht dem ersten Bericht (Meine Kosten).

Er kann aber hier für einen beliebigen Projektmitarbeiter aufgerufen werden. Der Menübefehl zum Aufrufen des Berichts steht nur Benutzern mit der Rolle "Administrator" oder "Manager" zur Verfügung da, der erzeugte Bericht Projektübergreifende Daten für einen beliebigen Mitarbeiter zeigt.

Projektkosten für...

Der hier aufrufbare Bericht entspricht dem zweiten Bericht (Meine Projektkosten).

Er kann aber hier für einen beliebigen Projektmitarbeiter aufgerufen werden. Der Menübefehl zum Aufrufen des Berichts steht nur Benutzern mit der Rolle "Administrator", "Projektmanager" oder "Manager zur Verfügung. Er lässt sich durch einen Projektmanager nur für die Personen generieren, die dem Projektmanager als Projektmitarbeiter zugeordnet wurden. Benutzer mit der Rolle "Administrator", "Manager" können diesen Bericht für einen beliebigen Mitarbeiter generieren.

Projektkosten...

Dieser Bericht gibt einen Überblick über alle für ein bestimmtes Projekt gebuchten Aufwände.

Der Bericht kann nur durch einen Benutzer mit der Rolle "Administrator", "Manager" oder "Projektmanager" aufgerufen werden. Projektmanager können diesen Bericht nur für Projekte aufrufen, bei welchen sie Projektmanager sind.



6.5 Spesenberichte

Timeanchor stellt für Spesen die folgenden Berichte zur Verfügung:

Die ersten zwei Berichte stehen jedem Mitarbeiter zur Verfügung bzw. lassen sich durch jeden Projektmitarbeiter generieren. Die unteren drei Berichte lassen sich nur durch Benutzer mit den Rollen "Administrator", "Manager" oder "Projektmanager" aufrufen. Es folgt eine kurze Beschreibung der einzelnen Berichte.

Meine Spesen...

Dieser Bericht führt alle persönlichen Spesen für einen bestimmten Zeitraum auf.

Dieser Bericht kann von jedem Projektmitarbeiter aufgerufen werden.

Meine Projektspesen...

Dieser Bericht führt alle persönlichen Spesen für einen bestimmten Zeitraum und ein bestimmtes Projekt auf.

Dieser Bericht kann von jedem Projektmitarbeiter aufgerufen werden.

Spesen für...

Dieser Bericht entspricht dem ersten Bericht (Meine Spesen).

Er kann aber hier für einen beliebigen Projektmitarbeiter aufgerufen werden. Der Menübefehl zum Aufrufen des Berichts steht nur Benutzern mit der Rolle "Administrator", "Manager" zur Verfügung, da der erzeugte Bericht projektübergreifende Daten für einen beliebigen Mitarbeiter zeigt.

Projektspesen für...

Der hier aufrufbare Bericht entspricht dem zweiten Bericht (Meine Projektspesen).

Er kann aber hier für einen beliebigen Projektmitarbeiter aufgerufen werden. Der Menübefehl zum Aufrufen des Berichts steht nur Benutzern mit der Rolle "Administrator", "Manager" oder "Projektmanager" zur Verfügung. Er lässt sich durch einen Projektmanager nur für die Personen generieren, die dem Projektmanager als Projektmitarbeiter zugeordnet wurden. Benutzer mit der Rolle "Manager" können diesen Bericht für einen beliebigen Mitarbeiter generieren.

Projektspesen...

Dieser Bericht gibt einen Überblick über die für ein bestimmtes Projekt gebuchten Spesen. Der Bericht kann nur durch einen Benutzer mit der Rolle "Manager" oder "Projektmanager" aufgerufen werden. Projektmanager können diesen Bericht nur für Projekte aufrufen, bei welchen sie Projektmanager sind.



6.6 Gleitzeit- und Urlaubssaldoberichte



Timeanchor stellt einen Bericht für Gleitzeit- und Urlaubssaldi zur Verfügung. Es ist dies ein Monatsberercht für einen bestimmten Mitarbeiter, welcher den Gleitzeit- und Urlaubssaldo per Anfang und Ende des gewünschten Monats ausgibt, sowie eine Liste der täglich gearbeiteten Zeit zeigt.

Mein Monatsbericht...

Dieser Bericht zeigt den persönlichen Gleitzeit- und Urlaubssaldo für einen bestimmten Monat. Er kann von jedem Mitarbeiter für sich persönlich aufgerufen werden.

Monatsbericht für...

Dieser Bericht entspricht dem Obigen. Dieser Menübefehl erlaubt es aber einem Manager, den Gleitzeit- und Urlaubssaldobericht für einen bestimmten Mitarbeiter zu generieren.



6.7 Ansichten exportieren/drucken


Alle Timeanchor Ansichten lassen sich in einem druckbaren Format ausgeben. Die Auswahlmöglichkeiten zum Einschränken bzw. Filtern der auszugebenden Einträge sind dabei für jede Ansicht gleich wie die Auswahlmöglichkeiten in deren "Suchen/einschränken" Dialogbox. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfenster zum generieren eines speziellen Aufwandsberichts.



Abbildung 6.7.1: Das Generieren eines Aufwandsberichts mit beliebig gewählten Selektionskriterien.

Die in diesem Dialogfenster vorgenommenen Auswahl- und Sortierkriterien werden nach dem Klicken auf "OK" gespeichert und stehen bei einem erneuten Aufruf des Dialogfensters wieder im gleichen Zustand zu Verfügung. Wird nach dem Generieren eines Berichts die entsprechende Ansicht geöffnet, erscheint sie mit den gleichen Einstellungen. Umgekehrt haben auch die aktuellen Einstellungen der Ansicht einen Einfluss auf die Voreinstellung der Eingabefelder beim Generieren des entsprechenden Berichts über das Berichtmenü.




7.1 Darstellung & Formate


Im folgenden werden die drei Register des unter "Darstellung & Formate" erscheinenden Dialogfensters erläutert.

Jeder Benutzer kann in diesem Fenster seine persönlichen Einstellungen vornehmen. Ein Timeanchor Administrator kann allgemein gültige Vorgaben für dieses Dialogfenster definieren (die durch die einzelnen Benutzer überschrieben werden können). Das Klicken auf die "Vorgaben..." Schaltfläche erlaubt das Zurücksetzen der Einstellungen eines Registers auf die durch den Administrator gewählten Vorgabewerte.

Register Allgemein

Jede mit einem Haken vermerkte Timeanchor Ansicht wird nach dem Anmelden in der Anwendung (Login) automatisch geöffnet. Die auf diese Weise geöffneten Ansichten werden automatisch mittels der Funktion "Vertikal ausrichten" des Fenster-Menüs auf dem Bildschirm übereinander geordnet ausgerichtet.



Abbildung 7.1.1: Automatisches Öffnen von Ansichten nach dem Anmelden in Timeanchor.

Register Timesheet

Hier können Sie bestimmen, in welcher Reihenfolge Projekte im Timesheet aufgelistet werden sollen. Für das Bearbeiten und Erfassen von Aufwänden lässt sich hier zudem definieren, welches Feld des Aufwand-Dialogfensters nach dem Öffnen den Eingabefokus erhalten soll.

Diese Einstellung bezieht sich nicht auf Aufwands-Dialogfenster, die aus der Aufwandsansicht geöffnet werden. In solchen Dialogfenstern befindet sich der Eingabefokus zuerst immer auf der Projektauswahlliste.



Abbildung 7.1.2: Mögliche Benutzereinstellungen zum Timesheet und zum Bearbeiten von Aufwänden im Timesheet.


Register Aufwände

In diesem Register lassen sich Benutzereinstellungen zum Erfassen von Aufwänden vornehmen. Sie können hier die Initialwerte bestimmen mit denen die Eingabefelder des Aufwand-Dialogfensters beim Erfassen eines neuen Aufwands gefüllt sind.



Abbildung 7.1.3: Mögliche Vorgabewerte für das Erfassen von neuen Aufwänden.

Register Zuordnungen

Hier lassen sich die gewünschten Vorgaben einstellen die beim automatischen Zuordnungen von Personen und Projektaktivitäten aktiv sind. Siehe dazu unter "Automatisch zuordnen" in Abbildung 3.1.4 auf Seite Projektmitarbeiter zuordnen.



Abbildung 7.1.4: Mögliche Vorgabewerte für das automatische Zuordnen von Personen und Projektaktivitäten.




7.2 Grundeinstellungen


Menübefehl: Einstellungen -> Grundeinstellungen.

Allgemein

In diesem Fenster lassen sich allgemeine Grundeinstellungen setzen. Unter dem Reiter "Allgemein" sind dies:



Abbildung 7.2.1: Das Festlegen von Grundeinstellungen für die Urlaubs- und Gleitzeitberechnung.

Die Schaltfläche "Werkseinstellungen" dient dem Zurücksetzen aller Einstellungen dieses Registers auf die Timeanchor Grundeinstellungen.

Urlaub- & Gleitzeit

Unter diesem Reiter lassen sich die Grundeinstellungen für die Urlaubs und Gleitzeitberechnung vornehmen:



Abbildung 7.2.2: Das Festlegen von Grundeinstellungen für die Urlaubs- und Gleitzeitberechnung.

Die Bedeutung der einzelnen Eingabefelder ist wie folgt:
Die Schaltfläche "Werkseinstellungen" dient dem Zurücksetzen aller Einstellungen dieses Registers auf die Timeanchor Grundeinstellungen.

Konfiguration

Unter diesem Reiter lassen sich wichtige Konfigurationseinstellungen zu Ihrer Timeanchor Installation vornehmen. Es sind dies:
Abbildung 7.2.3: Das Festlegen von Grundeinstellungen für die Urlaubs- und Gleitzeitberechnung.

 Die Schaltfläche "Werkseinstellungen" dient dem Zurücksetzen aller Einstellungen dieses Registers auf die Timeanchor Grundeinstellungen.



7.3 Währungen & Kurse

Menübefehl: Einstellungen -> Währungen und Kurse

Timeanchor Administratoren und Manager können über dieses Fenster die in der Währungsauswahlliste erscheinenden Währungen mit aktuellen Wechselkursen versehen. Eine Währungsauswahlliste erscheint zum Beispiel im Spesen-Dialogfenster.



Abbildung 7.3.1: Das Festlegen der zu Verfügung stehenden Währungen mit ihren Wechselkursvorgaben.
In Grau dargestellte Einträge sind Währungen mit dem Status Inaktiv. Inaktive Währungen stehen in der Währungsauswahlliste, wie zum Beispiel beim Buchen von Spesen, nicht zur Verfügung. Durch Doppelklicken (oder Selektieren eines Eintrags mit folgendem Tippen der Eingabetaste) kann der Kurs sowie das Kursdatum für eine Währung bearbeitet, sowie der Status der Währung gesetzt werden.

Wie bei allen Ansichten in Timeanchor lässt sich diese Ansicht nach einer beliebigen Spalte sortieren. Die Sortierung erfolgt hier allerdings immer innerhalb der aktiven und inaktiven Währungen getrennt. Unabhängig von der Sortierung erscheinen die aktiven Währungen in dieser Liste immer zuoberst.




7.4 Mehrwertsteuersätze


Menübefehl: Einstellungen -> Mehrwertsteuersätze

Timeanchor Administratoren und Manager können über dieses Fenster die in der Mehrwertsteuer-Schlüssel Auswahlliste erscheinenden Mehrwertsteuer-Schlüssel mit ihren aktuellen Prozentsätzen versehen. Eine Mehrwertsteuer-Schlüssel Auswahlliste erscheint zum Beispiel im Spesen-Dialogfenster.



Abbildung 7.4.1: Das Festlegen von zur Auswahl stehenden Mehrwertsteuer-Schlüsseln mit ihren Prozentsätzen.

In Grau dargestellte Einträge sind Schlüssel mit dem Status Inaktiv. Inaktive Schlüssel stehen in der Mehrwertsteuer-Schlüsselauswahlliste, wie zum Beispiel beim Buchen von Spesen, nicht zur Verfügung. Durch Doppelklicken (bzw. Selektieren eines Eintrags mit folgendem Tippen der Eingabetaste) kann der Prozentsatz eines Eintrags bearbeitet, sowie dessen Status gesetzt werden.

Wie bei allen Ansichten in Timeanchor lässt sich diese Ansicht nach einer beliebigen Spalte sortieren. Die Sortierung erfolgt hier allerdings immer innerhalb der aktiven und inaktiven Einträgen getrennt. Unabhängig von der Sortierung erscheinen die aktiven Mehrwertsteuer-Schlüssel in dieser Liste immer zuoberst.



7.5 Feiertage


Menübefehl: Einstellungen -> Feiertage

Um die Gleitzeitsaldi korrekt berechnen zu können, muss Timeanchor alle Feiertage sowie Tage mit speziellen Arbeitszeiten kennen. Das unter diesem Menübefehl erscheinende Dialogfenster dient zum Definieren von solchen Ausnahmetagen. Es ist die Aufgabe des lokalen Timeanchor Administrators, diese Liste auf dem aktuellsten Stand zu halten.



Abbildung 7.5.1: Das Festlegen von Feiertagen und anderen Tagen mit speziellen Arbeitszeitvorgaben.

Um die Feiertage eines zusätzlichen Jahres zu definieren steht die Funktion "Jahr hinzufügen..." zur Verfügung. Diese Funktion kopiert alle sich jährlich wiederholenden Einträge des letzten Jahres für welches Feiertagsdefinitionen bestehen und erhöht deren Jahrehszahl um 1. Einträge die dabei das Attribut "Gleiches Datum" nicht gesetzt haben, werden auf Status "Datum zu bestätigen" gesetzt und müssen einzeln überprüft und auf aktiv (oder wahlweise auf inaktiv) gesetzt werden. Einträge die sich jährlich zum gleichen Datum wiederholen werden automatisch im neu angelegten Jahr auf aktiv gesetzt.



7.6 Codelisten

Menübefehl: Einstellungen -> Codes

Spesenbuchungen können mit verschiedenen Zusatzbemerkungen versehen werden. Unter anderem sind dies Codes für den Spesentyp, die Bezahlungsart und die Person oder Instanz die für die Ausgabe aufgekommen ist. Die Codes die den Mitarbeitern beim Erfassen von Spesenbuchungen zur Verfügung stehen, können über die drei Befehle in diesem Menü, durch einen Timeanchor Administrator, konfiguriert werden.



Abbildung 7.6.1: Das Verwalten von Codewerten. Hier am Beispiel der Spesentypen-Codes.

Obige Abbildung zeigt das Dialogfenster, welches nach Wählen von Einstellungen -> Codes -> Spesentypen-Codes erscheint. Es erlaubt einem Timeanchor Administrator Codes zu bearbeiten.

Ein Code hat eine Bezeichnung und eine Beschreibung. Die Bezeichnung ist eine möglichst kurze Bezeichnung des Codes. Sie wird in Listen und Tabellen verwendet um die entsprechende Spalte möglichst schmal zu halten. Die Beschreibung ist normalerweise etwas länger und wird in Auswahllisten innerhalb der Anwendung verwendet.

Grundsätzlich können beide Bezeichnungen ("Code" und "Bezeichnung") bis zu 254 Zeichen lang sein.  



7.7 Einstellungsvorgaben

Menübefehl: Einstellungen -> Globale Vorgaben -> Darstellung & Formate

Hier lassen sich die Vorgabewerde definieren welche jedem Timeanchor Benutzer im Darstellungen & Formate Dialogfenster zur Verfügung stehen.

Menübefehl: Einstellungen -> Globale Vorgaben -> Arbeitszeiten

Hier lassen sich die Timeanchor-weiten Arbeitszeitvorgaben definieren. Unter Personen anlegen und verwalten erfahren Sie, wie diese Vorgaben für einzelne Mitarbeiter anpassbar sind.

Menübefehl: Einstellungen -> Globale Vorgaben -> Urlaubstage

Hier lässt sich das Timeanchor-weite Jahresuhrlaubsguthaben definieren. Unter Personen anlegen und verwalten erfahren Sie, wie diese Vorgabe für einzelne Mitarbeiter anpassbar ist.

 

8.1 Berichte nach Office Anwendungen exportieren

Jeder Bericht und jede Timeanchor Ansicht lässt sich als Microsoft Excel Datei exportieren. Dies geschieht durch Wahl des entsprechenden Formates beim Generieren eines Berichts (Bericht-Menü) oder direkt aus einer Ansicht, durch Klicken auf das Druckersymbol mit anschliessendem Wählen des Microsoft Excel Formats.

Eine weitere Möglichkeit Daten in Microsoft Excel, und speziell auch in andere Office Anwendungen, wie zum Beispiel Microsoft Word, zu exportieren, besteht durch Verwendung der normalen "Ausschneiden/Einfügen" (copy/paste) Funktionalität des Betriebssystems.

Die folgenden zwei Abbildungen zeigen, wie ein Bericht vom Browser in ein Excel Sheet kopiert wurde. Der Vorteil dieser Variante ist der, dass die Hintergrundfarben des Berichts übernommen werden (beim direkten Exportieren eines Berichts nach Microsoft Excel werden keine Hintergrundfarben gesetzt). Statt nach Excel könnten die kopierten Daten zum Beispiel auch in eine Worddatei eingefügt werden.




Abbildung 8.1.1: Der gewünschte Datenbereich wird im Web-Browser mit der Maus selektiert.



Abbildung 8.1.2: Und dann in Microsoft® Excel® eingefügt.

Um zu kopieren, plazieren Sie am Besten die Maus links vom Wort 'Tag' und selektieren die gewünschten Daten durch Drücken der Maustaste bei gleichzeitigem Ziehen der Maus zum rechten unteren Ende des gewünschten Bereichs.



8.2 Projekte und Aktivitäten importieren


Importdatei Format

Projekte und Aktivitäten können mittels Tabstopp-separierten Textdateien importiert werden. Viele Programme, unter Anderem auch Microsoft® Project, können Daten in diesem Format exportieren, und somit in Timeanchor importieren.

Die meisten Spreadsheet Anwendungen, wie zum Beispiel Microsoft® Excel, können Tabstopp-separierte Textdateien lesen und schreiben, und eignen sich daher hervorragend, um Importdateien zu erstellen, bzw. um eine in einem anderen Programm generierte Exportdatei für den Import in Timeanchor nachzubearbeiten.

Projekte und Aktivitäten werden als Teil der gleichen Textdatei importiert (es gibt nicht unterschiedliche Importdateien für Projekte und Aktivitäten). Die Textdatei muss dabei über, mit dem Tabulatorzeichen separierte Felder bzw. Kolonnen verfügen. Die Datei kann in der ersten Zeile Kolonnenüberschriften besitzen.

Pro Zeile der Importdatei wird jeweils entweder ein Projekt oder eine Aktivität definiert. Enthält eine Importdatei Projekte und Aktivitäten, muss die erste Zeile der Datei ein Projekteintrag sein. Aktivitäten werden jeweils dem in der Datei zuletzt enthaltenen Projekteintrag als Projektaktivitäten zugeordnet. Timeanchor erkennt anhand der 'Typ' Kolonne, ob es sich bei einem Eintrag um ein Projekt oder um eine Aktivität handelt. Fehlt die 'Typ' Kolonne in der Importdatei, muss mittels der Option "Importdatei-Zeilen importieren" (siehe weiter unten) angegeben werden, ob es sich bei den zu importierenden Zeilen um Projekte oder Aktivitäten handelt.

Ein Projekt welches über keine Aktivitäten verfügt kann automatisch mit einer oder mehreren vordefinierten Aktivitäten verlinkt werden (z.B. "Allgemeiner Projektaufwand"). Siehe dazu auch Abschnitt "Optionen", weiter unten.

Die unterstützten Kolonnen einer Projekt-/Aktivitäts-Importdatei, und deren Bedeutung, wird in der folgenden Tabelle beschrieben.

KolonneBedeutung
 Kommentar, Mögliche Werte
Optional
ID
Die ID des Projekts oder der Aktivität.
 Für Projekte die interne ID.
Bezeichnung
 Die Bezeichnung des Projekts oder der Aktivität
 Für Projekte die interne Bezeichnung.
Beschreibung
 Die Beschreibung des Projekts oder der Aktivität.
 Für Projekte die interne Beschreibung.
 Ja
Typ
 Kennzeichnet den Eintrag als Projekt oder Aktivität
 'P' für Projekt, 'T' für Aktivität (Task). Default ist 'P'.
 Ja
Beginn
 Projektbeginn
 Datum im Format T.M.J oder leer.
 Ja
Ende
 Projektende
 Datum im Format T.M.J oder leer. Ja
Projekttyp
 Der Projekttyp. Wird für Aktivitäten ignoriert.
 'HR' für Stundensatz (Hourly Rate), 'DR' für Tagessatz (Daily Rate), 'FIX' für Fixpreis und 'NC' für nicht verrechenbar (Non-Chargeable). Default ist 'HR'.
 Ja
Status
 Projektstatus
 'A' für aktiv oder 'I' für inaktiv. Default ist 'A'.
 Ja
Personen
 Die mit dem Projekt bzw. der Aktivität zu verlinkenden Personen.
 Kommaseparierte Liste von Benutzer-IDs oder '*'. Der Stern verlinkt ein Projekt automatisch mit allen aktiven Benutzern, oder eine Aktivität mit allen im zugehörigen Projekteintrag definierten Benutzern. Per Default werden keine Benutzer verlinkt. Wurden aber auf der Ebene der Aktivitäten eine oder mehrere Personen für die Verlinkung angegeben, stellt Timeanchor sicher, dass diese Personen automatisch als Projektmitarbeiter dem Projekt zugeordnet werden.
 Ja

Tabelle 8.2.1: Unterstützte Kolonnen einer Importdatei.

Beispiel: Die folgende Importdatei legt ein Projekt sowie Aktivitäten mit den folgenden Eigenschaften an:
IDBezeichnungTyp
Personen
P1
Projekt 1
 P
user1, user2
A1
 Aktivität 1
 T
 *
A2Aktivität 2
 T
 user2

Tabelle 8.2.2: Beispiel-Importdatei für ein Projekt mit 2 Aktivitäten.
Hinweis: die Kolonnenzuordnungsliste zum Importieren dieser Datei würde dabei so aussehen: "1, 2, x, 3, x, x, x, x, 4" (Option "Kolonnenzuordnungen").

Projekte/Aktivitäten importieren

Mittels dem Befehl Ablage: Importieren: Projekte/Aktivitäten... wird das "Projekte/Aktivitäten importieren" Dialogfenster geöffnet. Der Befehl steht Benutzern mit den Profilen "Administrator" und "Manager" zur Verfügung.



Abbildung 8.2.3: Das "Projekte/Aktivitäten importieren" Dialogfenster

Dialogfensteroptionen

Format

Mit der "Format" Auswahlliste wird das gewünschte Format der Importdatei gewählt. Die zur Verfügung stehenden Formate unterscheiden sich nur durch unterschiedliche Optionseinstellungen. Zur Zeit werden Formateinstellungen für das Timeanchor eigene Format und für die Produkte Microsoft® Project und FastTrack Schedule (AEC Software) unterstützt. Durch Wahl des Formats "Benutzerdefiniert" müssen alle Optionseinstellungen selbst vorgenommen werden. Die benutzerdefinierten Kolonnenzuordnungen und das Datumsformat werden beim Klicken auf "Importieren" gespeichert, und stehen bei einem erneuten benutzerdefinierten Import wieder zur Verfügung.

Hinweis: Um ein Microsoft® Project Projekt zu importieren, wählen Sie beim Exportieren aus Project das Format "Vorgangsabbildung Exporttabelle". Andere Exportformate lassen sich zum Teil auch importieren, es müssen aber dann die Import-Optionen entsprechend angepasst werden.

Dateiname

Wählen Sie durch Klicken auf "Datei auswählen..." die zu importierende Datei aus. Da Timeanchor eine Server-basierte Webanwendung ist, muss die Datei nach dem Auswählen zuerst auf den Timeanchor Server hochgeladen werden. Dies geschieht automatisch, nachdem Sie die gewünschte Importdatei selektiert haben, kann aber, je nach Netzwerkverbindung, einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach dem Öffnen der Datei erscheint unter "Vorschau" sofort Timeanchors Interpretation der Importdatei gemäss den aktuell gewählten Optionseinstellungen.

Importdatei-Zeilen importieren

Importdatei enthält Kolonnenüberschriften

Wählen Sie diese Option, falls die Importdatei über Kolonnenüberschriften verfügt. Falls nur reine Datenzeilen vorhanden sind, ist die Option zu deaktivieren.

Kolonnenzuordnungen

Mittels diesem Textfeld lassen sich die in der Importdatei tatsächlich vorhandenen Kolonnen auf die benötigten Timeanchor Importkolonnen abbilden. Standardmässig sollte eine Importdatei in der ersten Kolonne die ID für das Projekt oder die Aktivität enthalten, in der zweiten Kolonne deren Bezeichnung, in der dritten Kolonne deren Beschreibung, usw. Die tatsächliche Reihenfolge, sowie die Verfügbarkeit dieser Kolonnen in einer Importdatei, kann aber von der erwarteten Reihenfolge abweichen.

Durch Eingabe der tatsächlichen Kolonnenindizes (so wie sie in der Importdatei vorhanden sind) in dieses Textfeld, lässt sich die richtige Kolonnenzuuordnung herstellen. Die folgende Abbildung zeigt anhand eines Beispiels wie eine Datei importiert wird, die nur über die Kolonnen ID, Bezeichnung, Beginn und Ende verfügt. Das "x" dient dabei zum Auslassen von Kolonnen. X-Zeichen hinter dem letzten verwendeten Kolonnenindex können weggelassen werden.


Abbildung 8.2.4: Kolonnenzuordnungen definieren

Ein weiteres Beispiel für eine mögliche Kolonnenzuordnung finden Sie hier.

Datumsformat

Mittels diesem Textfeld kann definiert werden, wie die in der Importdatei vorkommenden Datumseinträge zu interpretieren sind. 'T' steht dabei für Tag, 'M' steht für Monat, 'J' steht für Jahr und 'W' steht für Wochentag.

Globale Standardaktivitäten zuordnen

Diese Option erlaubt es, "aktivitätslosen" Projekten beim Importieren automatisch eine oder mehrere globale Timeanchor Aktivitäten zuzuordnen. Dies wird gemacht, indem die Option selektiert wird, und anschliessend in das Textfeld die IDs der zuzuordnenden globalen Aktivitäten aufgelistet werden. Die einzelnen IDs müssen in der Liste jeweils mit einem Komma getrennt werden.

Existierende Projekte/Aktivitäten abgleichen

Durch Anklicken dieser Option werden existierende Projekte und Aktivitäten beim Importieren abgeglichen. Siehe dazu folgender Abschnitt.


Projekte und Aktivitäten abgleichen

Timeanchor prüft beim Datenimport, ob ein Projekt oder eine Aktivität bereits existiert (zum Beispiel durch einen früheren Import oder durch manuelles Anlegen). Die Zuordnung wird dabei über den "ID" Wert vorgenommen. Existiert bereits ein Eintrag mit einer in der Importdatei enthaltenen ID, wird der Eintrag nicht neu angelegt, sondern abgeglichen. Die folgenden Werte werden beim Abgleichen aus der Importdatei übernommen:





8.3 Weitere Schnittstellen

Wir sprechen gerne mit Ihnen betreffend der Umsetzung weiterer Schnittstellen. Der Design von Timeanchor erlaubt es, mit wenig Aufwand, spezifische Schnittstellen zu anderen Systemen, wie zum Beispiel SAP oder einem LDAP Server, zu implementieren.





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