Spesenbuchungen erfassen
Spesen lassen sich im Timesheet auf verschiedene Arten erfassen. Sehr
einfach geht es, wenn Sie wie in Abbildung 1, für einen Tag und ein Projekt
eine Zelle selektieren und die Eingabetaste drücken:
Abbildung 2.1.6: Die Zelle für "Mo 1" und "Testprojekt" ist selektiert. Das Drücken
der Eingabetaste öffnet nun das Spesen-Dialogfenster.
Eine andere Variante ist, wenn Sie mit der rechten Maustaste, für einen bestimmten Tag und für eine beliebige,
zum gewünschten Projekt gehörenden Zelle, das Kontextmenü öffnen, und darin den Befehl "Spesen" wählen.
Abbildung 2.1.7: Das Öffnen des Spesen-Dialogfensters über das Kontextmenü. Die
rechte Maustaste wurde dazu im Kreuzpunkt eines Tages und eines Projektes
(oder einer Projektaktivität) geklickt.
In beiden Fällen erscheint das Spesen-Dialogfenster,
in dem Spesen bearbeitet und gelöscht, sowie neue Spesenbuchungen erfasst
werden können.
Das Spesen-Dialogfenster
Zum Erfassen, Bearbeiten und Löschen von Spesenbuchungen steht das folgende Dialogfenster zur Verfügung.
Abbildung 2.1.8: Erfassen, Löschen und Bearbeiten von Spesenbuchungen.
Die Bedeutung der Einzelnen Felder ist wie folgt:
-
Spesentyp - Die Spesenart. Die in diese Auswahlliste erscheinenden Werte
lassen sich durch einen Timeanchor Administrator konfigurieren. Siehe dazu die Seite Codelisten.
-
Betrag - Der Spesenbetrag in der angegebenen Währung.
-
Währung - Die Währung des Spesenbetrags.
Die hier zur Verfügung stehenden Währungen, sowie Vorgabewerte
für deren Wechselkurse, lassen sich durch einen Timeanchor Administrator
konfigurieren. Siehe dazu die Seite Währungen & Kurse.
-
Kurs - Der Umrechnungskurs für den Spesenbetrag. Die hier eingegebene Zahl
ist für die Umrechnung des Spesenbetrags in die Timeanchor Basiswährung
maßgebend.
-
Beleg-Nr. - Eine beliebige alphanumerische Zeichenkette, maximal 32 Zeichen lang.
-
MwSt.-Schlüssel - Der Mehrwertsteuer-Schlüssel. Die in diese Auswahlliste erscheinenden
Werte lassen sich durch einen Timeanchor Administrator konfigurieren. Siehe
dazu Mehrwertsteuersätze.
-
Satz - Der frei wählbare, in der Regel mit dem Mehrwertsteuer-Schlüssel in Verbindung stehende Mehrwertsteuersatz.
-
MwSt.-Nr. - Eine beliebige alphanumerische Zeichenkette, maximal 32 Zeichen lang.
-
Bezahlungsart - Wie die Bezahlung vorgenommen wurde. Die in dieser Auswahlliste
erscheinenden Werte lassen sich durch einen Timeanchor Administrator konfigurieren. Siehe dazu die Seite Codelisten.
-
Bezahlt durch - Durch wen die Bezahlung ausgeführt wurde. Die in dieser Auswahlliste
erscheinenden Werte lassen sich durch einen Timeanchor Administrator konfigurieren. (Siehe Codelisten.)
- Verrechenbar - Diese Checkbox ist anzukreuzen wenn die Spesenbuchung dem Projektkunden weiterverrechnet werden kann.
- Bemerkung - In diesem Feld kann eine beliebige, bis zu 254 Zeichen lange Bemerkung erfasst werden.
Die Felder Kurs und Satz sind vor irrtümlichem
Überschreiben geschützt.
Am Beispiel der Währung wird dies kurz erläutert: Beim
Erfassen
einer neuen Spesenbuchung wird durch die Wahl der Währung
automatisch
das "Kurs" Feld mit dem vorgegebenen Umrechnungskurs für die
Währung
gefüllt. Nimmt man nun aber eine eigene Kurseingabe vor, so ist
dieser
Wert vor dem Überschreiben durch die Neuwahl eines Kurses (oder
durch wiederholtes Wählen des bestehenden Kurses) geschützt.
Es folgt
ein Beispiel:
Erfassen Sie eine neue Buchung für 10 Euro. Wie Sie feststellen
werden, wird bei der Wahl der Währung das Kurs Feld automatisch mit
der Kursvorgabe gefüllt (z.B. 1.5481). Ändern Sie nun den Kurs
auf einen von der Vorgabe abweichenden Wert (z.B. 1.5) und schließen
Sie das Fenster mittels Klicken auf "OK" (oder Alt-W).
Öffnen Sie nun das Spesen-Dialogfenster für diese Buchung
erneut und wählen Sie EUR (oder eine andere Währung) aus der Währungsliste.
Der Kurs von 1.5 wird dabei mit der Kursvorgabe überschrieben. Wenn
Sie nun versuchen das Fenster zu schließen, wird mit folgender Meldung
auf diesen Umstand hingewiesen.
Abbildung 2.1.9: Bestätigen der Neuwahl eines Wechselkurses.
Beim Überschreiben eines speziell eingegebenen Mehrwertsteuersatzes verhält sich Timeanchor in analoger Weise.
Spesenbuchungen bearbeiten oder löschen
Vorhandene Spesenbuchungen werden im Timesheet durch unterschiedliches Einfärben
der Zelle im Kreuzpunkt des Projekts mit dem Spesendatum gekennzeichnet.
Die folgende Abbildung zeigt das Projekt "Testprojekt" für den Monat
September 2002. Anhand der grün markierten Zelle ist ersichtlich, dass
am 1. September auf das Projekt eine oder mehrere Spesenbuchungen vorgenommen
wurden.
Abbildung 2.1.10: Vorhandene Spesenbuchungen werden in der Projektzeile grün markiert.
Um diese Buchungen zu bearbeiten, selektieren Sie die grüne Zelle im
Timesheet und drücken Sie auf die Eingabetaste. Das darauf erscheinende
Spesen-Dialogfenster erlaubt es Ihnen, die vorhandenen Spesenbuchungen
zu bearbeiten oder mittels der Schaltfläche 
zu löschen (Tastaturabkürzung Alt-L). Neue Spesenbuchungen können durch Klicken auf 
erfasst werden (Tastaturabkürzung Alt-N).
