8.2 Projekte und Aktivitäten importieren

 Hilfe Inhalt Vorherige Seite Nächste Seite

Importdatei Format

Projekte und Aktivitäten können mittels Tabstopp-separierten Textdateien importiert werden. Viele Programme, unter Anderem auch Microsoft® Project, können Daten in diesem Format exportieren, und somit in Timeanchor importieren.

Die meisten Spreadsheet Anwendungen, wie zum Beispiel Microsoft® Excel, können Tabstopp-separierte Textdateien lesen und schreiben, und eignen sich daher hervorragend, um Importdateien zu erstellen, bzw. um eine in einem anderen Programm generierte Exportdatei für den Import in Timeanchor nachzubearbeiten.

Projekte und Aktivitäten werden als Teil der gleichen Textdatei importiert (es gibt nicht unterschiedliche Importdateien für Projekte und Aktivitäten). Die Textdatei muss dabei über, mit dem Tabulatorzeichen separierte Felder bzw. Kolonnen verfügen. Die Datei kann in der ersten Zeile Kolonnenüberschriften besitzen.

Pro Zeile der Importdatei wird jeweils entweder ein Projekt oder eine Aktivität definiert. Enthält eine Importdatei Projekte und Aktivitäten, muss die erste Zeile der Datei ein Projekteintrag sein. Aktivitäten werden jeweils dem in der Datei zuletzt enthaltenen Projekteintrag als Projektaktivitäten zugeordnet. Timeanchor erkennt anhand der 'Typ' Kolonne, ob es sich bei einem Eintrag um ein Projekt oder um eine Aktivität handelt. Fehlt die 'Typ' Kolonne in der Importdatei, muss mittels der Option "Importdatei-Zeilen importieren" (siehe weiter unten) angegeben werden, ob es sich bei den zu importierenden Zeilen um Projekte oder Aktivitäten handelt.

Ein Projekt welches über keine Aktivitäten verfügt kann automatisch mit einer oder mehreren vordefinierten Aktivitäten verlinkt werden (z.B. "Allgemeiner Projektaufwand"). Siehe dazu auch Abschnitt "Optionen", weiter unten.

Die unterstützten Kolonnen einer Projekt-/Aktivitäts-Importdatei, und deren Bedeutung, wird in der folgenden Tabelle beschrieben.

KolonneBedeutung
 Kommentar, Mögliche Werte
Optional
ID
Die ID des Projekts oder der Aktivität.
 Für Projekte die interne ID.
Bezeichnung
 Die Bezeichnung des Projekts oder der Aktivität
 Für Projekte die interne Bezeichnung.
Beschreibung
 Die Beschreibung des Projekts oder der Aktivität.
 Für Projekte die interne Beschreibung.
 Ja
Typ
 Kennzeichnet den Eintrag als Projekt oder Aktivität
 'P' für Projekt, 'T' für Aktivität (Task). Default ist 'P'.
 Ja
Beginn
 Projektbeginn
 Datum im Format T.M.J oder leer.
 Ja
Ende
 Projektende
 Datum im Format T.M.J oder leer. Ja
Projekttyp
 Der Projekttyp. Wird für Aktivitäten ignoriert.
 'HR' für Stundensatz (Hourly Rate), 'DR' für Tagessatz (Daily Rate), 'FIX' für Fixpreis und 'NC' für nicht verrechenbar (Non-Chargeable). Default ist 'HR'.
 Ja
Status
 Projektstatus
 'A' für aktiv oder 'I' für inaktiv. Default ist 'A'.
 Ja
Personen
 Die mit dem Projekt bzw. der Aktivität zu verlinkenden Personen.
 Kommaseparierte Liste von Benutzer-IDs oder '*'. Der Stern verlinkt ein Projekt automatisch mit allen aktiven Benutzern, oder eine Aktivität mit allen im zugehörigen Projekteintrag definierten Benutzern. Per Default werden keine Benutzer verlinkt. Wurden aber auf der Ebene der Aktivitäten eine oder mehrere Personen für die Verlinkung angegeben, stellt Timeanchor sicher, dass diese Personen automatisch als Projektmitarbeiter dem Projekt zugeordnet werden.
 Ja

Tabelle 8.2.1: Unterstützte Kolonnen einer Importdatei.

Beispiel: Die folgende Importdatei legt ein Projekt sowie Aktivitäten mit den folgenden Eigenschaften an:
IDBezeichnungTyp
Personen
P1
Projekt 1
 P
user1, user2
A1
 Aktivität 1
 T
 *
A2Aktivität 2
 T
 user2

Tabelle 8.2.2: Beispiel-Importdatei für ein Projekt mit 2 Aktivitäten.
Hinweis: die Kolonnenzuordnungsliste zum Importieren dieser Datei würde dabei so aussehen: "1, 2, x, 3, x, x, x, x, 4" (Option "Kolonnenzuordnungen").

Projekte/Aktivitäten importieren

Mittels dem Befehl Ablage: Importieren: Projekte/Aktivitäten... wird das "Projekte/Aktivitäten importieren" Dialogfenster geöffnet. Der Befehl steht Benutzern mit den Profilen "Administrator" und "Manager" zur Verfügung.



Abbildung 8.2.3: Das "Projekte/Aktivitäten importieren" Dialogfenster

Dialogfensteroptionen

Format

Mit der "Format" Auswahlliste wird das gewünschte Format der Importdatei gewählt. Die zur Verfügung stehenden Formate unterscheiden sich nur durch unterschiedliche Optionseinstellungen. Zur Zeit werden Formateinstellungen für das Timeanchor eigene Format und für die Produkte Microsoft® Project und FastTrack Schedule (AEC Software) unterstützt. Durch Wahl des Formats "Benutzerdefiniert" müssen alle Optionseinstellungen selbst vorgenommen werden. Die benutzerdefinierten Kolonnenzuordnungen und das Datumsformat werden beim Klicken auf "Importieren" gespeichert, und stehen bei einem erneuten benutzerdefinierten Import wieder zur Verfügung.

Hinweis: Um ein Microsoft® Project Projekt zu importieren, wählen Sie beim Exportieren aus Project das Format "Vorgangsabbildung Exporttabelle". Andere Exportformate lassen sich zum Teil auch importieren, es müssen aber dann die Import-Optionen entsprechend angepasst werden.

Dateiname

Wählen Sie durch Klicken auf "Datei auswählen..." die zu importierende Datei aus. Da Timeanchor eine Server-basierte Webanwendung ist, muss die Datei nach dem Auswählen zuerst auf den Timeanchor Server hochgeladen werden. Dies geschieht automatisch, nachdem Sie die gewünschte Importdatei selektiert haben, kann aber, je nach Netzwerkverbindung, einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach dem Öffnen der Datei erscheint unter "Vorschau" sofort Timeanchors Interpretation der Importdatei gemäss den aktuell gewählten Optionseinstellungen.

Importdatei-Zeilen importieren

Importdatei enthält Kolonnenüberschriften

Wählen Sie diese Option, falls die Importdatei über Kolonnenüberschriften verfügt. Falls nur reine Datenzeilen vorhanden sind, ist die Option zu deaktivieren.

Kolonnenzuordnungen

Mittels diesem Textfeld lassen sich die in der Importdatei tatsächlich vorhandenen Kolonnen auf die benötigten Timeanchor Importkolonnen abbilden. Standardmässig sollte eine Importdatei in der ersten Kolonne die ID für das Projekt oder die Aktivität enthalten, in der zweiten Kolonne deren Bezeichnung, in der dritten Kolonne deren Beschreibung, usw. Die tatsächliche Reihenfolge, sowie die Verfügbarkeit dieser Kolonnen in einer Importdatei, kann aber von der erwarteten Reihenfolge abweichen.

Durch Eingabe der tatsächlichen Kolonnenindizes (so wie sie in der Importdatei vorhanden sind) in dieses Textfeld, lässt sich die richtige Kolonnenzuuordnung herstellen. Die folgende Abbildung zeigt anhand eines Beispiels wie eine Datei importiert wird, die nur über die Kolonnen ID, Bezeichnung, Beginn und Ende verfügt. Das "x" dient dabei zum Auslassen von Kolonnen. X-Zeichen hinter dem letzten verwendeten Kolonnenindex können weggelassen werden.


Abbildung 8.2.4: Kolonnenzuordnungen definieren

Ein weiteres Beispiel für eine mögliche Kolonnenzuordnung finden Sie hier.

Datumsformat

Mittels diesem Textfeld kann definiert werden, wie die in der Importdatei vorkommenden Datumseinträge zu interpretieren sind. 'T' steht dabei für Tag, 'M' steht für Monat, 'J' steht für Jahr und 'W' steht für Wochentag.

Globale Standardaktivitäten zuordnen

Diese Option erlaubt es, "aktivitätslosen" Projekten beim Importieren automatisch eine oder mehrere globale Timeanchor Aktivitäten zuzuordnen. Dies wird gemacht, indem die Option selektiert wird, und anschliessend in das Textfeld die IDs der zuzuordnenden globalen Aktivitäten aufgelistet werden. Die einzelnen IDs müssen in der Liste jeweils mit einem Komma getrennt werden.

Existierende Projekte/Aktivitäten abgleichen

Durch Anklicken dieser Option werden existierende Projekte und Aktivitäten beim Importieren abgeglichen. Siehe dazu folgender Abschnitt.


Projekte und Aktivitäten abgleichen

Timeanchor prüft beim Datenimport, ob ein Projekt oder eine Aktivität bereits existiert (zum Beispiel durch einen früheren Import oder durch manuelles Anlegen). Die Zuordnung wird dabei über den "ID" Wert vorgenommen. Existiert bereits ein Eintrag mit einer in der Importdatei enthaltenen ID, wird der Eintrag nicht neu angelegt, sondern abgeglichen. Die folgenden Werte werden beim Abgleichen aus der Importdatei übernommen:



Hilfe Inhalt Vorherige Seite Nächste Seite